Al comienzo de un proyecto, la cantidad de planificación y trabajo requerido parece abrumadora ya que puede haber docenas, o incluso cientos de tareas que necesitan ser completadas en el momento justo y en la secuencia correcta, por esta razón se recomienda a los gerentes formarse en el área con programas de capacitación en gestión de proyectos y habilidades directivas.
Los gerentes de proyecto experimentados saben que a menudo es más fácil manejar los detalles de un proyecto y tomar las medidas en el orden correcto cuando se divide el proyecto en fases. Dividir los esfuerzos de gestión de proyectos en estas cinco fases puede ayudar a estructurarlos y simplificarlos en una serie de pasos lógicos y manejables.
1. Inicio del proyecto
El inicio es la primera fase del ciclo de vida del proyecto. Aquí es donde se mide el valor y la viabilidad del plan. Los gerentes de proyecto suelen utilizar dos herramientas de evaluación para decidir si desean llevar a cabo el trabajo o no:
- Documento de caso de negocio: este documento justifica la necesidad del proyecto e incluye un estimado de los beneficios financieros potenciales.
- Estudio de factibilidad: esta es una evaluación de las metas del proyecto, cronograma y costos para determinar si el plan debe ser ejecutado. Equilibra los requisitos del proyecto con los recursos disponibles para ver si la continuación del trabajo tiene sentido.
Los equipos abandonan los proyectos propuestos que son etiquetados como no rentables o inviables. Sin embargo, los proyectos que pasan estas dos pruebas pueden ser asignados a un equipo de trabajo o a una oficina de proyectos.
2. Planificación del proyecto
Una vez que el proyecto recibe luz verde, se necesita un plan sólido para guiar al equipo, así como para tenerlo a tiempo y dentro del presupuesto. Un plan de proyecto bien redactado ofrece orientación para la obtención de recursos, financiamiento y adquisición de los materiales necesarios. El plan del proyecto brinda al equipo dirección para producir resultados de calidad, manejar el riesgo, crear aceptación, comunicar los beneficios a las partes interesadas y administrar a los proveedores.
La planificación también prepara a los equipos para los obstáculos que puedan encontrar a lo largo del proyecto y les ayuda a comprender el costo, el alcance y el calendario del trabajo.
3. Ejecución del proyecto
Esta es la fase que se asocia de manera más común con la gestión de proyectos. La ejecución consiste en entregar resultados que satisfagan al cliente. Los líderes del equipo hacen que esto suceda asignando recursos y manteniendo a los miembros del grupo enfocados en las tareas designadas.
La ejecución depende en gran medida de la fase de planificación. El trabajo y los esfuerzos del equipo durante la fase de ejecución se derivan de plan del proyecto.
4. Supervisión y control de proyectos
La supervisión y el control a veces se combinan con la ejecución porque a menudo se producen de manera simultánea. A medida que los equipos ejecutan lo planificado, deben supervisar constantemente su propio progreso.
Para garantizar la entrega del proyecto, los equipos deben supervisar las tareas para prevenir la pérdida de alcance, calcular los indicadores clave de rendimiento, rastrear las variaciones del costo y el tiempo asignados. Esta vigilancia constante ayuda a mantener el proyecto en marcha sin problemas.
5. Cierre del proyecto
Los equipos cierran el proyecto cuando entregan el trabajo terminado al cliente, comunicando su finalización a las partes interesadas y liberando recursos para otros proyectos. Este paso vital en el ciclo de vida del proyecto permite que el equipo evalúe y documente el trabajo realizado y pase al siguiente proyecto, utilizando los errores y éxitos previos para construir procesos más fuertes y equipos más exitosos.
Aunque la gestión de proyectos a veces puede parecer abrumadora, dividirla en estos cinco ciclos distintos puede ayudar al equipo a gestionar incluso los proyectos más complejos y a utilizar el tiempo y los recursos de forma más inteligente. También es importante recordar los beneficios de la consultoría en gestión de proyectos, si un equipo de trabajo tiene dudas para realizar un proyecto debe buscar a un consultor.
Texto adaptado de: villanovau.com
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