A medida que una empresa crece, el gerente necesita delegar más responsabilidades. Dicho crecimiento suele darse mediante el desarrollo de nuevos proyectos, razón por la cual la gestión de proyectos es crítica para el éxito organizacional y el desempeño de la empresa. Algo tan crucial no debe ser tomado a la ligera: los procesos equivocados de gestión de proyectos pueden destruir por completo el crecimiento del negocio.
Problema 1: El equipo no comprende el proyecto
Uno de los problemas más comunes ocurre cuando el equipo no comprende el proyecto. Este es el resultado de la falta de comunicación entre la alta gerencia, el gerente de proyectos y el dueño de la empresa. La labor del dueño de la empresa es garantizar que el equipo directivo y los gerentes de proyectos estén equipados con las herramientas que necesitan para buscar información precisa respecto de los proyectos. No tiene que dar en bandeja las labores, pero sí necesita asegurarse de que tengan lo que necesitan para completar el proyecto. Ya sea que requieran acceso a archivos, facturas, propuestas a clientes, información presupuestaria o comunicación colateral con el cliente, el dueño del negocio debe garantizar que los gerentes de proyectos sepan cómo acceder a información pertinente.
Problema 2: El gerente de proyectos está muy relajado o muy tenso
No todos están hechos para ser gerentes de proyectos y tener a alguien que es demasiado laxo con las fechas límite o con el trabajo que necesita ser desarrollado puede volver al equipo improductivo y frustrado. Por otro lado, un gerente de proyectos que es demasiado rígido y que controla de forma excesiva puede abrumar y desmotivar al equipo. Si tiene a un novato en la gestión de proyectos, asegúrese de repartir evaluaciones entre colegas luego de proyectos importantes. Esto proporcionará una imagen de 360 grados sobre cómo se desempeñó junto el equipo, en especial el gerente de proyectos.
Las preguntas que debe realizar incluyen:
- ¿El gerente de proyectos fue útil y estaba dispuesto a ayudar con información que no podía encontrar solo?
- ¿El gerente de proyectos fue positivo y optimista con el proyecto?
- ¿Le fue fácil contactarse y comunicarse con el gerente de proyectos?
Realice preguntas abiertas y pida a los miembros que compartan sus experiencias. Esta información le ayudará a asignar futuros proyectos y verá que cada gerente de proyectos tiene su propio estilo —uno que podría funcionar bien con un proyecto de estilo específico.
Problema 3: El cronograma de objetivos es imposible
Si el gerente de proyectos no puede observar el panorama general y comprender la carga de trabajo del equipo, entonces los proyectos nunca podrán terminarse en la fecha límite. Los gerentes de proyectos deben poder ver que cada miembro del equipo contribuye con cada proyecto en desarrollo y debe visualizar los resultados finales. Los mayores cambios ocurren en los cronogramas del proyecto, y empezar a aplazar fechas límite puede ser una pesadilla para la productividad del equipo (y finalmente para la reputación de la empresa).
Aunque sí se requiere suficiente tiempo para entregar un trabajo cuya calidad exceda las expectativas de los clientes, también necesita saber dónde y cómo lograrlo. Conviene emplear la ayuda de un software de gestión de proyectos que permita al gerente del proyecto asignar tareas, establecer fechas límite y estimar el tiempo en que debe completarse las tareas. De esta manera, los empleados pueden controlar su tiempo y los gerentes de proyecto pueden obtener informes detallados y ver si está sobrestimando (o subestimando) cierto proyecto.
Si ya está pensando en delegar la gestión de proyectos, debe tener cuidado con estos tres problemas. Sea proactivo y atienda estos puntos. Considere cómo un software de gestión de proyectos puede ayudarle. No olvide realizar revisiones entre colegas luego de terminar un proyecto. Proporcione a los gerentes de proyectos acceso a toda la información importante que necesitan para completar su trabajo. Después de todo, el éxito del negocio depende también del desempeño del equipo.
Artículo traducido y adaptado de Forbes
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