No hay duda de que gestionar las expectativas de los stakeholders (o partes interesadas) a lo largo del ciclo de vida del proyecto es crítico para su éxito. Sucesivas encuestas de proyectos resaltan la importancia de la gestión integral de los stakeholders para lograr el éxito. Asimismo, hay una gran cantidad de literatura sobre cómo identificar y comprometer a los interesados durante el curso del proyecto y sobre cómo gestionarlos con efectividad para influenciar los resultados del proyecto.
Sin embargo, la literatura existente sobre gestión de stakeholders es poco útil, en especial cuando se trata de proyectos muy grandes y complejos, donde una gran cantidad de partes interesadas están comprometidas, muchas de los cuales tienen diversas formaciones y son de diversas nacionalidades. Lo que dificulta las expectativas de la gestión de stakeholders es que algunos eligen no mencionar sus expectativas; y si son demasiado ambiguos sobre lo que desean del proyecto y hasta qué punto están dispuestos a apoyar al equipo de proyecto.
En tales situaciones, herramientas como los mapas de stakeholders, las matrices de influencia de los stakeholders y los registros de stakeholders rara vez se utilizan más allá del estudio de impacto y el equipo de proyecto es forzado a lidiar con las partes interesadas de forma creativa sin una estrategia establecida. El fin de este artículo es establecer diversas técnicas que pueden ser empleadas en proyectos complejos, ya sea individual o colectivamente, y en cualquier combinación para gestionar de forma efectiva a las partes interesadas.
No todos los stakeholders son iguales
Tratar a todos los stakeholders por igual es una receta para el fracaso del proyecto. En la realidad práctica, cada interesado necesita ser tratado de forma diferente dependiendo de las circunstancias. Algunos necesitan ser persuadidos, a otros se les debe hacer recordar de forma amable y unos requieren la intervención de ejecutivos para comprometerlos. Del mismo modo, habrá momentos en que los stakeholders más poderosos tengan toda la atención de los equipos de proyecto, mientras que otros no serán tomados en cuenta. En ocasiones, habrá situaciones donde una pequeña minoría de interesados deba ser regañada o alabada para garantizar el éxito del proyecto.
En pocas palabras, no hay estilos fijos para atender a los stakeholders y es obligatorio que el equipo de proyecto desarrolle un repertorio de estilos para lidiar con todo tipo de situaciones. Con experiencia, el equipo de proyecto se volverá más hábil para elegir el estilo correcto en la gestión de stakeholders.
Obtén alianzas
Es imposible mantener comprometidos, alineados y felices a todos los stakeholders al mismo tiempo sobre el progreso del proyecto. En proyectos complejos, el problema se vuelve más agudo y las decisiones difíciles son retrasadas o son colocadas permanentemente en espera. En tales circunstancias, el equipo de proyectos debe formar alianzas entre diferentes stakeholders para tomar decisiones críticas según los intereses del proyecto. Por ejemplo, en los programas de transformación, TI y Publicidad se pueden oponer duramente a la tercerización del flujo de trabajo a un país en particular. Por el contrario, en Economía, Recursos Humanos y Operaciones creen con firmeza en los beneficios de la subcontratación internacional a un país en particular. En consecuencia, en esta situación el equipo de proyectos puede formar una alianza temporal con Economía, Recursos Humanos y Operaciones y algunos ejecutivos de alto nivel para seleccionar el país para el trabajo subcontratado.
Una característica de conseguir alianzas es la naturaleza temporal. A menudo, se realizan cuando convergen los intereses de diversos stakeholders, pero cuando la decisión crítica ha sido tomada la alianza llega a su fin.
Dominar esta técnica puede ser valioso muchas veces, pero su éxito depende de anticipar cuándo se requerirá la alianza, dividir la oposición y lograr una única agenda. Mientras más amplia sea la agenda, más grande son las probabilidades de fracaso de la alianza.
Elige las peleas correctas
En proyectos complejos siempre habrá ocasiones donde el equipo de proyectos estará tentado a entrar en batallas que cree necesarias para el éxito del proyecto. No hay nada malo con esta actitud, sin embargo, el problema surge cuando el número de batallas es demasiado para manejar y existe el riesgo de perder la guerra.
El equipo de proyectos solo debe elegir batallas que sean críticas para el éxito del proyecto y sean ganables. Cualquier batalla que esté fuera de este ámbito simplemente no vale el esfuerzo y puede dañar la reputación del equipo.
Para evitar pelear batallas innecesarias, el equipo de proyectos debe definir niveles aceptables de comportamiento para cada stakeholder. Si este permanece dentro de los límites, a pesar de que la persona realiza acciones que socavan el proyecto, el equipo debe ignorar el mal comportamiento. Sin embargo, si viola los límites y se considera crítico para el éxito del proyecto, entonces el equipo puede entrar en batalla.
Estos son solo algunas de las técnicas que pueden ser empleadas al gestionar stakeholders en proyectos grandes y complejos.
La gestión de stakeholders es esencial para el éxito del proyecto. Con el programa de Gestión avanzada de comunicación e imagen aprenderás las habilidades necesarias para dominar esta área. Si tienes alguna consulta, escríbenos a nuestro formulario de contacto.
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