Habilidades Gerenciales

Cómo lograr una reducción de costos a través de la eficiencia del enfoque MRO

enfoque de la gestion mro

Las compañías deben pensar en una reducción de costos con enfoque en el Mantenimiento, Reparación y Operaciones (MRO) que sea eficiente y ahorre dinero, a fin de que los fabricantes de equipos originales (OEM por sus siglas en inglés) eviten gastar una significativa cantidad de dinero en este aspecto.

La definición de un fabricante de equipos originales (OEM) varía un poco en el mundo de los negocios en el Reino Unido, pero en gran parte de los casos OEMs produce bienes sin marca que luego son vendidos por otra compañía con una marca de cara al cliente. Como el resto de la industria manufacturera, los OEMS están observando de cerca la caída del resultado del referéndum de la UE del pasado verano y el efecto que puede tener en su negocio.

Mientras que la libra esterlina más baja está impulsando la exportación hoy, se teme que la volatilidad política y económica cause que el sector tenga vientos en contra los próximos años. Siendo esto así, y dado que el sector es muy competitivo, es importante analizar las formas de crear la eficiencia que ayudarán que las empresas que se mantengan  fuertes durante tiempos difíciles.

Una fuente obvia de tales eficiencias es mejorar el proceso de gastos MRO. Al tener una buena estrategia MRO, es posible lograr ahorros significativos y mejorar la productividad en todo el negocio.

Uno de los costos más grandes para los OEMs es el tiempo de inactividad no programado para el equipo de la planta. “Hay un número de razones por el que debes tener una estrategia MRO”, afirma Helen Alder, jefe de conocimiento y desarrollo de productos en el Chartered Institute of Procurement and Supply. Sin embargo, probablemente lo más importante es que entre los productos que se compren, habrá algunos artículos que podrían causar que las operaciones se detengan si algo sale mal y no se pueda reemplazar rápidamente.

“Por último, el tema más importante es mantener tu negocio funcionando”, agrega. “La respuesta es tener un conjunto confiable de proveedores aprobados en los que puedes confiar que ofrezcan los productos que necesitas en stock, a un precio que estés dispuesto a pagar y que pueda entregarlo cuándo y dónde los necesites”.

Reducción del número de proveedores

También hay una serie de maneras en que los gastos MRO para el mantenimiento planificado se puedan mejorar. Según Brendan Free, gerente del sector industrial en RS, lo más importante  es reducir el número de proveedores que se utiliza. “Es importante para los OEMs consolidar el número de proveedores con los que trabajan para tener más visibilidad y control sobre los gastos MRO”, explica. “Ahora mismo, la alta dirección o el equipo de adquisiciones pueden ver sus libros y ver cientos o incluso miles de proveedores en lista, con un costo al lado del nombre y sin más información que eso. Esto hace virtualmente imposible el análisis del valor de esas compras y relación costo-eficacia”.

“OEMs debe consolidar el número de proveedores que utilizan para puedan tener más visibilidad y control sobre los gastos MRO”

Brendan Free, gerente del sector industrial, RS

La razón para esta situación es bastante simple, de acuerdo a Free. Se trata de ingenieros que buscan hacer una compra rápida y la elección de un proveedor que conocen, pero sin observar el panorama general cuando se trata de una estrategia de MRO, independientemente de los contratos que tienen lugar con los proveedores aprobados.

“Este tipo de práctica puede parecer inofensivo en un nivel individual”, dice Free. “Pero he visto compañías que tienen 30 o 40 sitios, y entre esos sitios tienen una región de  10.000 proveedores en sus libros, el cual es increíblemente ineficiente y es casi seguro que le cuesta al negocio grandes cantidad de dinero”.

Alder cree que los costos de compras fuera de acuerdos con proveedores de este tipo también presentan otros riesgos para el OEM. “Existe la posibilidad que cueste más comprar partes de estos proveedores no aprobados y posiblemente tome más tiempo conseguirlas, pero el problema más grande es la calidad de las partes”, afirma. “No es nuevo para los ingenieros buscar en internet y comprar partes que resulten ser falsas o que no satisfagan niveles de calidad requeridos. Mientras tengas estos productos entrando a tus máquinas con partes móviles, tienes serios problemas si algo sale mal”.

“La única forma de evitar productos de baja calidad es trabajar con proveedores calificados y confiables”.

Helen Alder, Gerente de Conocimiento, CIPS

“Al igual que los consumidores, hay personas que buscarán artículos en línea, verán precios demasiado buenos como para ser verdad y no considerarán la posibilidad que sean falsos”, añade. “La única forma de evitar esto es trabajar con proveedores confiables y precalificados que puedan probar la calidad de todo lo que venden”.

La comunicación es clave

Entonces, ¿cómo hacer llegar el mensaje a los usuarios que los proveedores aprobados son una mejor opción? Según Free, primero, el equipo de abastecimiento necesita comunicarse con los usuarios para entender qué productos necesitan y asegurar que los proveedores aprobados con quienes firmaron contratos tengan en stock todas las partes que se necesitan. “Es común para mí, ir y tener reuniones con grupos de ingenieros senior en esta etapa para discutir qué productos necesitan y para volver a asegurarles que seremos capaces de proveer lo que necesitan” añade.

El siguiente paso es hacer que el cambio a proveedores aprobados sea tan sutil como sea posible. “A través del uso de sistemas integrados de eProcurement, es posible hacer el proceso de pedido realmente fácil», explica Free. «Al simplificar el pedido a través de la tecnología, es mucho más probable que el usuario esté dispuesto a cambiar sus hábitos».

La otra área en la que se pueden lograr eficiencias es mediante la liberación de capital de trabajo de los artículos almacenados. «Varias empresas del sector OEM tendrán enormes almacenes llenos de productos que se compran al por mayor y se almacenan para cuando se requieran», dice Free. «Es importante darse cuenta de que con un proveedor contratado, simplemente se puede ordenar estos artículos cuando los necesites y mantener al mínimo el stock. Esto libera capital de trabajo y espacio en tu local» finaliza el experto.

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