Cuando se trata de mantenimiento, a menudo puede haber confusión. ¿Se está obligado a mantener los activos de construcción para simplemente alcanzar su vida útil esperada? ¿O se están manteniendo para extender sus vidas de alguna manera?
Este artículo pretende ofrecer una visión significativa de las estrategias de optimización del mantenimiento de edificios.
¿Por qué se quiere optimizar?
La optimización del mantenimiento para la gestión de activos consiste en la gestión del riesgo, el ahorro de dinero y la extracción del mejor valor posible en un mundo de restricciones presupuestarias, necesidades contrapuestas y prioridades en conflicto. La optimización es cuestión de equilibrio y de brindar soluciones pragmáticas a problemas reales.
El camino hacia la optimización no es fácil. En el trayecto se tiene que luchar contra algunos defectos humanos arraigados. Muchas de las limitaciones en la vía hacia la optimización tienen que ver tanto con la psicología humana como con el comportamiento de los componentes físicos de los edificios. El desafío consiste en superar algunas percepciones y racionalizaciones profundamente arraigadas.
Una de estas dificultades se debe al hecho de que el mantenimiento es un tema que mucha gente encuentra bastante aburrido. Siendo francos: el mantenimiento no es un tema atractivo. ¿Quién en su sano juicio elegiría leer un manual de mantenimiento antes que una buena novela? Es importante mantener a los grupos de interés comprometidos durante cada etapa del viaje hacia la optimización para que sigan invirtiendo en el proceso.
Otra dificultad surge de la naturaleza humana para buscar satisfacción inmediata. Nadie quiere esperar. Se sabe que la paciencia es una virtud, pero pocos tienen la paciencia que el mantenimiento requiere. Es frustrante cuando no se puede mantener una visión clara que conecte el dinero gastado hoy hasta el retorno que se recibirá muchos años, o décadas, en el futuro.
Debido a que se tienen muchas otras cosas más interesantes en las que enfocarse, existe una tendencia natural a evitar pensar en el mantenimiento a menos que se vea obligado a hacerlo por razones de seguridad, fiabilidad y estética. A menudo se posterga y se aplazan las cosas para una fecha futura no especifica. Pero aquellos que pueden permitírselo, dependen, en gran medida, de alguien más para preocuparse acerca del mantenimiento por ellos. En general todos quieren delegar la carga del mantenimiento a otros.
Un último ejemplo de los desafíos psicológicos a los que se enfrenta la gestión del mantenimiento es la necesidad de pruebas tangibles para que las personas puedan creer lo que alguien les dice sobre las necesidades de mantenimiento.
Parece que las personas quieren experimentar las lecciones por sí mismas, de la manera difícil. A veces sólo están dispuestas a aprender de sus errores y a tomar medidas una vez que el problema ha llegado a sus puertas y exige su atención. El mantenimiento diferido es notorio por acumularse silenciosamente y luego, de repente, aterrizar en la puerta en la forma de una necesidad inmediata y apremiante.
Eso debería bastar como introducción al lado humano de la historia del mantenimiento.
¿Qué es el mantenimiento?
El mantenimiento se define comúnmente como cualquier trabajo realizado para preservar un activo, como un techo o una caldera, para garantizar su uso y funcionamiento continuos por encima de un nivel mínimo aceptable de rendimiento a lo largo de su vida útil. La definición tiene dos partes integrales.
- Valor funcional: recibir una cierta cantidad de beneficio del activo.
- Valor sostenido: preservar el beneficio el mayor tiempo posible.
Se mantiene la caldera para que proporcione agua caliente para cocinar y ducharse (valor funcional) y se espera que la caldera siga funcionando durante muchos años (valor sostenido). Se mantiene el techo para que no llueva en el interior del edificio (valor funcional) y nos sentiríamos decepcionados si ese techo no nos mantiene secos durante muchos años (valor sostenido).
Se está constantemente en una negociación de intercambio de valor con los activos. Los activos se mantienen para poder extraer continuamente su valor funcional. Si se gasta dinero en el mantenimiento de activos y estos no duran una cantidad razonable de tiempo, entonces estaremos decepcionados con el intercambio. Si se gasta en los activos y se retiene el mantenimiento, ya sea intencionada o involuntariamente, entonces se deben aceptar las consecuencias de nuestra limitada contribución a la relación de intercambio.
Este intercambio de valor se produce tanto de forma tangible como intangible. Aquí es donde se empieza a revelar el impacto de los rasgos psicológicos del ser humano en los programas de mantenimiento.
Mantenimiento tangible
La siguiente etapa del viaje hacia la optimización continúa con una tarea de mantenimiento que rara vez se cuestiona, tomemos por ejemplo el caso de la limpieza de las ventanas exteriores.
Se paga a un contratista para que lave la suciedad de las ventanas exteriores inaccesibles para que los residentes del edificio puedan disfrutar inmediatamente de las vistas panorámicas desde sus suites. Se ve el cambio de valor (tanto literal como metafóricamente) y se paga al contratista sin cuestionar.
Esta tarea de limpieza de los vidrios satisface la primera parte de la definición de mantenimiento en la medida en que mantiene la función del activo por encima de un nivel mínimo aceptable. La tarea de limpieza se justifica de dos maneras:
- Hay un retorno de la inversión (ROI) demostrable: se puede ver (validar empíricamente) que la suciedad ha sido removida del vidrio. La inversión ha devuelto las ventanas a un estado deseable. Tiene un valor tangible e inequívoco.
- Hay un Time-to-Value (TTV) medible: inmediatamente después de completar la tarea de limpieza se puede disfrutar de la vista. El valor se realiza ese mismo día. Es inmediato.
No hay duda de que la limpieza de las ventanas es una actividad de mantenimiento legítima. Proporciona a los propietarios ventanas limpias para el uso y disfrute de las suites. Presenta un caso de negocio convincente para los propietarios y, por lo tanto, rara vez se ve comprometido en un presupuesto anual de mantenimiento.
Sin embargo, la tarea de limpieza de los vidrios no juega ningún papel para ayudar al activo a alcanzar el final de su vida útil o a extender esa vida. El lavado de los vidrios no cambia la fecha en el calendario para la eventual sustitución de las ventanas.
En otras palabras, la actividad de limpieza de las ventanas sólo lleva a la mitad del camino hacia la optimización porque sólo satisface la mitad de la definición de mantenimiento. La otra mitad de la ecuación requiere algo más…
Mantenimiento intangible
Existen muchas medidas de mantenimiento que representan una clase diferente de intercambio de valor.
Este grupo de actividades de mantenimiento se centra más en satisfacer la segunda parte de la definición de mantenimiento: rendimiento sostenido. Aquí se debe mirar hacia el futuro de los activos para apreciar cómo los activos alcanzan su plena esperanza de vida o la prolongan.
Por ejemplo, se puede recomendar apagar el servicio eléctrico del edificio en algún intervalo (por ejemplo, cada cinco años) para eliminar el polvo de los transformadores, lo que reducirá el desgaste por sobrecalentamiento. No hay un retorno inmediato de la inversión (ROI) para los propietarios en términos de un mejor uso y disfrute de sus suites y el tiempo hasta el valor (TTV) se mide en años, o décadas, más adelante, cuando los transformadores puedan «alcanzar» el final de su esperanza de vida.
Aunque el retorno de la inversión (ROI) es mucho más difícil de medir, y el tiempo hasta el valor (TTV) no es inmediato, el retorno potencial no puede ser exagerado.
En la gestión de activos se está obligado a pensar estratégica y tácticamente con el fin de extraer los beneficios de estas inversiones de mantenimiento a largo plazo. Muchos propietarios de condominios y las juntas administrativas elegidas son voluntarios, que por lo general no son expertos en el campo de la ingeniería de confiabilidad. Por lo tanto, requieren que los expertos les compartan su visión; aquí es donde los rasgos humanos plantean un dilema.
Se pide a los propietarios que confíen en las recomendaciones de expertos y de terceros como fabricantes y consultores. Se les pide que sean muy pacientes antes de que se den cuenta de los beneficios. También se les pide que pongan su fe en algo que no pueden validar inmediatamente con sus sentidos. Además de todo esto, se les pide que gasten dinero en algo que no es atractivo.
Como resultado, el propietario del edificio puede estar inclinado a subfinanciar este tipo de tareas de mantenimiento y lo racionalizará diciéndose a sí mismo: «Siempre podemos hacerlo el año que viene» o «ahora no hay problema, así que esperemos y veamos». Para la gestión de activos, estas afirmaciones suenan como: «Voy a empezar a hacer dieta la semana que viene» o «Necesito este último cigarrillo antes de dejar de fumar». Si se posterga y se racionaliza la salud personal, entonces ¿por qué no hacer lo mismo con los edificios? Somos individualmente responsables de nuestra salud personal, pero colectivamente responsables de los edificios en los que vivimos como comunidades de interés común. La optimización de los programas de mantenimiento de nuestros edificios nos obliga a pensar más allá de nuestros propios intereses personales.
Hay una expresión coloquial que resume este problema de la percepción de valor: “Algunas de las tareas de mantenimiento no son lo suficientemente atractivas”.
Los expertos en gestión de activos deben hacer entender a los propietarios en qué consiste el intercambio de valor y por qué es necesario en la optimización del mantenimiento, de esta manera se podrán tomar decisiones sustentadas. Para que los propietarios comprendan con mayor facilidad el trabajo que se realiza, es esencial que los expertos que están haciendo las recomendaciones para el mantenimiento intangible proporcionen un medio para cuantificar con mayor precisión el ROI y el TTV.
En la exploración hacia la optimización se revela cómo las tecnologías emergentes están proporcionando a los equipos de mantenimiento potentes tecnologías de diagnóstico para medir y cuantificar el valor de algunas de estas tareas intangibles de mantenimiento.
Pero primero se necesita entender la fina distinción entre «llegar al punto más alto de la vida» y «extender la vida”. Esto requiere que se profundice más en el ominoso campo de la gestión de riesgos a fin de proporcionar un contexto útil.
Si no se entienden los riesgos que se derivan del intercambio de valor con los activos, no se pueden tomar decisiones acertadas. Si hay demasiada incertidumbre alrededor de una tarea de mantenimiento intangible, no se puede determinar el riesgo.
Encontrar el equilibrio adecuado para gestionar el riesgo
En los esfuerzos por articular los conceptos de «llegar al punto más alto de la vida» y «extender la vida» , es necesario explorar la relación entre la Probabilidad de Fracaso (PdF) de un activo y las Consecuencias del Fracaso (CdF) de los activos.
Por ejemplo, los activos de seguridad, como los equipos de alarma contra incendios.
Estos equipos están estrictamente regulados por la ley y los propietarios están obligados a cumplir con los programas de mantenimiento obligatorios. Cada año se deben probar y volver a certificar los extintores de incendios y los detectores de humo. También, se deben eventualmente reemplazar estos artículos de seguridad basados en el periodo de caducidad escrito en los estatutos locales. Los requisitos legales eliminan cualquier incertidumbre de la ecuación, definen los riesgos y establecen que hay una forma de hacer el mantenimiento y que se debe cumplir.
Con los activos de seguridad nunca se puede «extender la vida», sólo se puede «llevar al punto más alto» a través del mantenimiento.
No tiene ningún valor tratar de optimizar el mantenimiento para comprar más vida para este tipo de activos. Mientras que el mantenimiento de los equipos de seguridad no es «atractivo» como el lavado de las ventanas, las consecuencias de un fallo son demasiado grandes y los propietarios están legalmente obligados a cumplir.
Pero esta es la parte fácil de la historia. Las cosas pueden ponerse realmente complicadas cuando se enfrentan diferentes niveles de incertidumbre y se exige que se establezca una tolerancia al riesgo propia.
Texto adaptado de: rdh.com
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