El mercado actual de la construcción es difícil, así que se debe planificar a largo plazo.
Hay muchos contratistas, menos proyectos, márgenes más estrechos y mayores riesgos, estas condiciones son una receta para el desastre.
Entonces, ¿cómo debería responder? ¿Debería firmar contratos riesgosos para ganar puestos de trabajo y simplemente esperar lo mejor? Es tentador.
Esta estrategia podría dar sus frutos a corto plazo pero no es el plan ideal para un negocio de construcción rentable a largo plazo. Aplicar este tipo de estrategia sería como esperar a ver cuánto tiempo se puede sobrevivir sin pagar ninguna de las primas del seguro, al final un accidente o alguna enfermedad llegará.
Desafortunadamente, vemos con demasiada frecuencia como se aplica una gestión de contratos equivocada y muchos contratistas de construcción se han hundido en el pasado debido a ello. Firman un contrato riesgoso, entonces el proyecto sale mal: retrasos, pérdidas de costos, etc. Tal vez se deba a problemas sindicales en el lugar, condiciones latentes, retrasos por parte de las autoridades o algo similar. En un momento de necesidad, cuando requiere recursos para cubrir ciertos gastos, el contratista se remite al contrato de construcción, su último refugio y se entera de que ha asumido esos riesgos y no tiene derecho a reclamar sus costes adicionales, ¿entonces qué?
En el peor de los casos, no puede pagar sus deudas y entra en liquidación. Todos se quedan perplejos y se preguntan cómo salió todo mal.
Tomando en cuenta este panorama, se presentan cuatro consejos esenciales para ejecutar una gestión de contratos exitosa y mantener el control de los contratos de construcción.
1. Tener el control de los contratos que firma es fundamental para una gestión de contratos exitosa
Para los contratistas que aún están en la carrera, no todo es pesimismo. Todos los riesgos financieros y contractuales pueden ser gestionados durante la negociación del contrato.
Pregúntese: ¿Realmente quiero este trabajo? ¿Se refleja el riesgo en la recompensa financiera del proyecto?
Dedique tiempo a considerar cómo se entregará el trabajo y piense en las circunstancias que podrían poner en riesgo sus ganancias. Haga esto antes de negociar los términos del contrato con su cliente. Pregúntese: Si este proyecto sale mal, ¿en qué medida podría afectar la rentabilidad de mi empresa constructora? ¿Podría sobrevivir?
Si quiere el trabajo, pero no se siente cómodo con los términos del contrato presentados por su cliente, entonces proponga algunos cambios pero mantenga los cambios propuestos ajustados y realistas.
Si es apropiado, explique a su cliente por qué no puede aceptar el riesgo. Tal vez sólo pueda firmar el contrato en sus términos si el precio se revisa al alza para tener en cuenta el riesgo. Si el cliente es del tipo de empresa con el que desea trabajar, debería apreciar un contratista que entienda el perfil de riesgo del proyecto.
2. Gestionar los riesgos del contrato después de la firma
Ya ha firmado el contrato, ahora debe conocer y entender sus términos. Leer y entender el contrato es una parte fundamental de ser dueño de un negocio de construcción o de ejecutar un proyecto de infraestructura porque brinda seguridad a las finanzas para constructores.
Lea todo el contrato e identifique los riesgos de tiempo, pago y costo que podrían afectar sus resultados finales o, peor aún, poner en riesgo su negocio de construcción. Prepare una hoja de ruta de gestión de contratos para entregarlo.
Un contrato bien administrado puede ayudar a mejorar la rentabilidad. De hecho, un contrato riesgoso, bien administrado, puede ser mejor que un buen contrato mal administrado. Por esta razón, asegúrese de educarse a sí mismo y a su equipo sobre los derechos y obligaciones clave del contrato.
Tenga un plan sobre cómo gestionará estos derechos y obligaciones para que su empresa pueda maximizar sus derechos y minimizar el riesgo de responsabilidad.
Considere los siguientes riesgos:
- Extensiones de tiempo
- Variaciones
- Plazos límite
- Daños y perjuicios
- Seguridad
Sin embargo, esta lista no es exhaustiva porque existen muchos otros riesgos. Además, lo que puede ser un riesgo crítico en un proyecto puede no serlo para otro.
3. Mantener registros organizados y buenas relaciones con los clientes
Mantenga un buen registro de los documentos; confirme las discusiones clave por escrito, nada de acuerdos verbales; tome fotografías, descríbalas y coloque fechas, estas tareas son esenciales en el gerenciamiento de proyectos de infraestructura y construcción. Si un proyecto empieza a ir mal y le deben mucho dinero, los documentos y las fotografías serán su salvavidas.
No se disculpe por seguir el contrato, sólo está siguiendo las reglas establecidas por el cliente.
Del mismo modo, no necesita ser agresivo, sólo debe ser realista. Si es apropiado, suavice el impacto de las notificaciones contractuales haciendo llamadas telefónicas a los clientes para hacerles saber que las notificaciones están en camino.
Una buena gestión de contratos debe ser vista como una forma de comunicación entre el cliente y el contratista.
4. Establecer el negocio de construcción para lograr el éxito a largo plazo
Haga que la buena gestión de contratos y riesgos forme parte de las actividades cotidianas de su empresa constructora.
Establezca políticas y procedimientos en torno a la revisión adecuada de los contratos, la preparación de hojas de ruta para ellos y las revisiones periódicas de los proyectos.
Decida sobre el apetito de riesgo de su empresa y luego establezca una lista de revisión del contrato que refleje ese apetito.
Estos pasos ayudarán a preparar su negocio para el futuro y mejorarán en gran medida las perspectivas de que su negocio de construcción siga funcionando a largo plazo.
Texto adaptado de: plantminer.com.au
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