Sobre la triple restricción de los proyectos

Se sabe que un gerente de proyectos tiene que dominar el arte de administrar una serie de aspectos de su proyecto: las personas, los equipos, el presupuesto, la calidad final del producto a entregar, controlar que se cumpla el cronograma establecido, que el líder usuario o cliente esté contento, que los proveedores cumplan los compromisos que han asumido, y un largo etcétera. Todas estas áreas están ordenadas en el estándar PMBOK como las áreas de conocimiento de la dirección de proyectos.

Pero, al igual que el gerente de una empresa o el piloto de un avión, el gerente de proyectos necesita contar con un tablero de control que le permita conocer, con algunos datos concretos, si el proyecto está yendo por buen camino o en todo caso saber qué es lo que está fallando, para tomar medidas correctivas. Las tres variables que se escogerían para presentar en ese tablero de control serían las siguientes:

• El alcance del proyecto, que representa lo que esté previsto que se entregue al final del proyecto, también se puede entender como las características del producto a entregar.
• El tiempo o cronograma, que representa el plazo en el que está previsto llevar a cabo las actividades del proyecto.
• El costo o presupuesto, que representa la cantidad de dinero que va a ser requerida para ejecutar las actividades del proyecto.

Para explicar mejor las variables recurro a un ejemplo que puede ser familiar para muchos, como es el de la construcción de un edificio. En este caso el alcance lo determinarán las características del edificio como la cantidad de pisos que va a tener, el área de los pisos y el nivel de calidad de los acabados (simplificando). El tiempo está determinado por la cantidad de días o meses estimados para completar la construcción del edificio hasta la entrega a los usuarios, mientras que el costo o presupuesto representa la cantidad de dinero que se necesitará para construir el edificio en la cantidad de tiempo y de acuerdo al alcance definido.

Estos tres elementos son los que componen la llamada triple restricción de los proyectos y que se representa como un triángulo equilátero, que también se le suele llamar el triángulo de hierro.

El ansiado equilibrio

La lógica para escoger esas tres variables es que todas las decisiones que se tomen con respecto a las áreas mencionadas al principio de este artículo, al final se traducen o afectan a una de esas tres variables.

No es casual que la triple restricción sea representada como un triángulo equilátero, cuyos tres lados son iguales y representan el balance y equilibrio que debe haber entre las tres variables para lograr el éxito de un proyecto. Si quisiéramos modificar el triángulo, alargando uno de los lados, los demás tendrían que verse afectados, del mismo modo en un proyecto, si alteramos cualquieras de las variables, las demás se van a ver afectadas.

Volviendo al ejemplo del edificio, para ilustrar lo que ocurriría si se altera alguna de las variables, tendríamos por ejemplo que si se quisiera incrementar el nivel de calidad de los acabados, seguramente se incrementaría el costo y tal vez también el tiempo. Del mismo modo, si se tomara la decisión de adelantar la fecha de entrega del edificio, es decir reducir el tiempo estimado para la construcción, ello requerirá un incremento del costo, dado que se requerirán más personas o máquinas más rápidas, aunque no necesariamente se incrementaría el nivel de calidad de los acabados.

Por otro lado, si se presentara una demora en la construcción, debido a una huelga o a un retraso en la entrega de algún material, ello representará muy probablemente un incremento en el costo total del proyecto, debido a que el tiempo de construcción se tendrá que alargar.

La triple restricción es válida para todos los proyectos con independencia de cuál sea su tamaño o naturaleza y las variables están tan estrechamente relacionadas que cualquier cambio en alguna de ellas afectará necesariamente a las otras, de manera positiva o negativa.

Qué pasa cuando varía el alcance

Sabemos que es común que los proyectos terminen en un plazo mayor del planificado o que se tenga una desviación del presupuesto, que muchas veces las razones están ya sea en la deficiente planificación y estimación de costos o en la deficiente gestión del gerente, pero quiero referirme a una razón bastante común por la que se alteran las proporciones del triángulo en un proyecto y muchas veces es difícil para el gerente detectarla o manejarla y me refiero a la modificación en el alcance.

Un cambio de alcance, puede producirse muchas veces a través de una sucesión de requerimientos simples del cliente o líder funcional del proyecto y que aparentemente representan en forma individual un cambio muy mínimo sobre las variables del proyecto. En esos casos, el gerente debe tener la claridad de identificar que están fuera del alcance convenido en el acta de constitución del proyecto o contrato y por lo tanto negarse de manera educada a implementarlas, ya que de lo contrario generarán una desviación en el plazo o en el presupuesto.

En los proyectos que cuentan con una definición del alcance clara y detallada, es más factible para el gerente del proyecto detectar los posibles cambios antes de que ocurran y lo que es más importante, sustentar que no fueron considerados inicialmente. Por el contrario en proyectos que no tienen una definición del alcance clara, dicha labor será más difícil de realizar. Por eso una recomendación para los gerentes de proyectos que recién se inician y por qué no, para los que ya tienen experiencia, es que se tomen un buen tiempo (en proporción a la envergadura del proyecto) en la definición detallada del alcance, lo que les evitará dolores de cabeza posteriores y sobre todo reducirá el riesgo de no poder sustentar cuando algo que esté pidiendo el cliente no está dentro del alcance del proyecto.

La calidad es otra dimensión que está relacionada con la triple restricción y hay quienes piensan que el producto de la triple restricción es la calidad o consideran a la calidad como una cuarta restricción, pero en realidad los requisitos de calidad están definidos como parte de las características del producto. En el caso de que se necesitara una mejora en la calidad del resultado, se puede lograr, pero seguramente significara un incremento en el costo y en los recursos requeridos.

Para lograr que las tres variables que conforman la triple restricción se mantengan en equilibrio, una buena práctica que debe aplicar el gerente del proyecto es realizar chequeos de rutina en el avance del proyecto y asegurarse de que en cada tarea se asignen los recursos más adecuados para realizarla.

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