El propósito del enfoque basado en procesos es mejorar la eficacia y eficiencia de la Organización para lograr los objetivos definidos en el Plan Estratégico que debería tener la empresa.
Un enfoque basado en procesos es una excelente vía para organizar y gestionar la forma en que las actividades de trabajo crean valor para el cliente y otras partes interesadas.
Las organizaciones tradicionales están estructuradas a menudo como una jerarquía de unidades funcionales. Ellas habitualmente se gestionan verticalmente, con la responsabilidad por los resultados obtenidos dividida entre unidades funcionales. El cliente final u otra parte interesada no siempre puede ver todo lo que está involucrado. En consecuencia, a menudo se da menos prioridad a los problemas que ocurren en los límites de las interfaces que a las metas a corto plazo de las unidades. Esto conlleva a la escasa o nula mejora para las partes interesadas, ya que las acciones están frecuentemente enfocadas en las funciones más que en el beneficio global de la organización.
El enfoque basado en procesos introduce la gestión horizontal, cruzando las barreras entre diferentes unidades funcionales y unificando sus enfoques hacia las metas principales de la organización.
El desempeño de una organización puede mejorarse a través del uso del enfoque basado en procesos. Los procesos se gestionan como un sistema, mediante la creación y entendimiento de una red de procesos y sus interacciones.
Los resultados de un proceso pueden ser elementos de entrada para otros procesos y estar interrelacionados dentro de la red global o sistema global.
En tal sentido el enfoque basado en procesos para los sistemas de gestión requeridos por la norma ISO 9001, determina utilizar la siguiente metodología para implementar el mismo en las empresas:
1. Identificar los procesos de la organización
- Definir el propósito de la organización
- Definir las políticas y objetivos de la organización
- Determinar los procesos en la organización
- Determinar la secuencia de los procesos
- Definir los dueños del proceso
- Definir la documentación del proceso
2. Planificar el proceso
- Definir las actividades dentro del proceso
- Definir los requisitos de seguimiento y medición
- Definir los recursos necesarios
- Verificar el proceso con respecto a sus objetivos planificados
3. Implementar y medir los procesos
- Implementar los procesos y sus actividades tal como se planificaron.
- Realizar las mediciones, el seguimiento y los controles como se planificaron.
4. Analizar el proceso
- Evaluar los datos del proceso obtenidos del seguimiento y medición, con el objeto de cuantificar el desempeño del proceso. Cuando sea apropiado, utilizar métodos estadísticos.
- Comparar los resultados de las mediciones del desempeño del proceso con los requisitos definidos para confirmar la eficacia y eficiencia del proceso y la necesidad de cualquier acción correctiva.
- Identificar las oportunidades de mejora del proceso basado en los datos de desempeño del proceso.
- Cuando sea apropiado, informar a la alta dirección sobre el desempeño del proceso.
5. Acción correctiva y mejora del proceso
- Se debería definir el método para implementar acciones correctivas, con el fin de eliminar la causa raíz de los problemas (ejemplos de problemas incluyen errores, defectos, falta de controles del proceso adecuados).
- Implementar la acción correctiva y verificar su eficacia.
Una vez logrados los requisitos planificados del proceso, la organización debería enfocar sus esfuerzos en acciones para mejorar el desempeño del proceso a niveles más altos, de manera continua.
El método para mejorar debería estar definido e implementado (ejemplos de mejoras incluyen: simplificación del proceso, aumentar la eficiencia, mejora de la eficacia, reducción del tiempo de ciclo del proceso). Verificar la eficacia de la mejora.
Las causas raíz de estos problemas potenciales también deberían identificarse y corregirse, previniendo que ocurran en todos los procesos con riesgos identificados de manera similar.
La metodología PHVA (Planificar-Hacer-Verificar-Actuar) podría ser una herramienta útil para definir, implementar y controlar las acciones correctivas y las mejoras.
Para implementar esta metodología que mejorará la productividad y/o disminuirá los costos en los procesos, hoy en día se utilizan herramientas de software que permiten ‘Modelar los procesos’, con lo cual los aspectos de flujo, actividades, condiciones, requisitos, reglas de negocio y su documentación está plenamente soportados y es de fácil aprendizaje al basarse en estándares BPMN.
Los recursos como tiempos, personal, costos y calendarios son asimismo soportados por herramientas de ‘Simulación de procesos’, que permiten optimizar los escenarios del mismo y hacer análisis del tipo ‘What If’ para generar mejores combinaciones de los recursos que se utilizan en los procesos analizados.
Finalmente estos dos componentes permitirán reducir los denominados ‘Costos de no calidad’ que afectan la productividad de las empresas en los procesos actuales AS IS, para obtener un proceso optimizado, controlado y plenamente medido como es el modelo TO BE, como paso previo a su Automatización.
La Escuela de Postgrado GĚRENS ofrece el curso de Modelamiento de procesos con BPMN y BIZAGI. En él, aprenderá las buenas prácticas, fundamentos y herramientas para realizar una apropiada gestión de los procesos empresariales basado en estándares de aplicación global. Si tiene alguna pregunta, no dude en escribir al formulario de contacto.
