La gestión de contratos es el proceso de administrar la creación, ejecución y análisis de contratos para maximizar el rendimiento operativo y financiero en una organización, reduciendo al mismo tiempo el riesgo financiero. Las organizaciones se enfrentan a una creciente presión para reducir los costos y mejorar el desempeño de la empresa. Como la gestión de contratos demuestra ser un elemento que consume mucho tiempo, se entiende la necesidad de contar con un sistema para gestionarlos de forma efectiva y automatizada.
Los fundamentos de la gestión de contratos
Cuando dos empresas desean hacer negocios entre sí, un contrato especifica las actividades realizadas por ambas organizaciones y los términos a través de los cuales cada uno cumplirán con sus partes del acuerdo. Los contratos afectan la rentabilidad del negocio de una manera muy grande debido al énfasis en los ingresos y gastos. Cuando un contrato se expresa mal, una organización podría perder miles de millones de dólares porque carece de recursos para identificar un tecnicismo simple. La gestión eficaz de los contratos puede crear en última instancia una poderosa relación de negocios y allanar el camino hacia una mayor rentabilidad a largo plazo, pero sólo cuando se gestiona correctamente.
Elementos de gestión exitosa de contratos
No es suficiente que una organización tenga profesionales para manejar la gestión de contratos. Los empleados deben contar con sistemas de software que aumenten su capacidad de análisis y de cumplimiento. Cuando una estrategia de gestión de contratos se implementa con éxito, las organizaciones pueden esperar ver:
- Se logran los beneficios comerciales y los beneficios financieros esperados.
- El proveedor es cooperativo y responde a las necesidades de la organización
- La organización no encuentra disputas ni sorpresas contractuales
- La prestación de servicios es satisfactoria para ambas partes
Actividades que conforman una buena gestión de contratos
La base para la gestión de contratos está en la implementación de actividades posteriores a la adjudicación. Durante la fase de pre-adjudicación, los empleados deben centrarse en el objetivo para establecer el contrato y si el proveedor puede cumplir con los términos del acuerdo. Se necesita una consideración adicional para entender cómo funcionará el contrato una vez adjudicado. Evitar las sorpresas no deseadas requiere una investigación cuidadosa y claridad de propósito en el contrato real.
La gestión de contratos requiere un nivel de flexibilidad para ambas partes involucradas y una disposición a adaptar los términos del contrato para reflejar cualquier circunstancia cambiante. Los problemas son inevitables, lo que significa que las organizaciones deben estar preparadas para lo inesperado y ser capaces de ajustar los términos del contrato cuando sea necesario.
Etapas de la gestión de contratos
Los contratos se dividen en etapas para organizar los esfuerzos y estructurar el proceso de contrato típico. Cuando se hace manualmente, la creación de un contrato puede consumir bastante tiempo. El proceso incluye los siguientes pasos:
- Solicitudes iniciales. El proceso de gestión del contrato comienza identificando los contratos y los documentos pertinentes para apoyar el propósito del contrato.
- Redacción de contrato. Escribir un contrato manualmente es una actividad que requiere mucho tiempo, pero a través del uso de sistemas automatizados de gestión de contratos, el proceso puede ser bastante simplificado.
- Negociar el contrato. Al finalizar la redacción del contrato, los empleados deben poder comparar versiones del contrato y anotar cualquier discrepancia para reducir el tiempo de negociación.
- Aprobación del contrato. La instancia en la que se producen mayormente los cuellos de botella es en la aprobación gerencial. Los usuarios pueden combatir de forma preventiva esto mediante la creación de flujos de trabajo personalizados de aprobación, incluyendo aprobaciones paralelas y en serie para mantener las decisiones en movimiento a un ritmo rápido.
- Ejecución del contrato. La ejecución del contrato permite a los usuarios controlar y acortar el proceso de firma mediante el uso del soporte de eSignature y fax.
- Gestión de las obligaciones. Esto requiere de esfuerzo para asegurar que los resultados cumplen con los principales interesados y el valor del contrato no se deteriora durante sus primeras fases de crecimiento.
- Revisiones y enmiendas. Reunir todos los documentos pertinentes a la redacción inicial del contrato es una tarea difícil. Cuando se descubren elementos que se han omitido, los sistemas deben poder hacer las enmiendas al contrato original.
- Auditoría e informes. La gestión de contratos no implica simplemente la redacción de un contrato y luego que se archive. Las auditorías de contrato son importantes para determinar el cumplimiento de ambas organizaciones con los términos del acuerdo y cualquier posible problema que pueda surgir.
- Renovación. El uso de métodos manuales de control de contratos a menudo puede resultar en oportunidades de renovación pérdidas y pérdida de ingresos. La automatización del proceso permite a una organización identificar oportunidades de renovación y de creación de nuevos contratos.
Software de gestión de contratos
Si bien la tradición normalmente es gestionar los contratos manualmente a través del almacenamiento de carpetas y archivadores, la práctica está plagada de ineficiencias que sólo pueden perjudicar la eficiencia general de una organización. La integración con un servicio automatizado de gestión de contratos ayudará a liberar horas hombre y automatizar innumerables procesos asociados con la gestión de un contrato, creando así más valor para una empresa.
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