Capacitación en gestión de proyectos: gestión de riesgos y de la comunicación

La Escuela de Postgrado GERENS expone en este artículo la importancia de la gestión de riesgos y la gestión de la comunicación en la Oficina de Gestión de Proyectos.

Gestión de riesgos

Muchas Oficinas de Gestión de Proyectos tienen programas de capacitación en gestión de proyectos, muchos de los cuales se enfocan firmemente en llenar los vacíos más relevantes de una empresa en particular. La mayoría de programas internos de capacitación no toman en cuenta disciplinas más avanzadas relacionadas con la gestión de riesgos. Los profesionales de asesoría en gestión de proyectos pueden descubrir que una compresión más profunda de la gestión de riesgos no solo es útil, sino que es un factor clave en el éxito constante de los proyectos.

Las amplias habilidades de gestión de riesgos cubren todo el ciclo de vida del proyecto. Los gerentes de proyectos deben poder comprender y articular qué factores de riesgo están presentes, qué tipos de impacto deben tener en el proyecto, cómo mitigarlos y cómo están funcionando las estrategias de gestión de riesgos a medida que el proyecto se completa.

La competencia en principios de gestión de riesgos permite a los gerentes de proyectos localizar y mitigar las áreas potenciales de riesgo. Si un equipo posee habilidad de gestión de proyectos menos que excelentes, los efectos posteriores pueden ser numerosos, que incluyen uso ineficiente de recursos, objetivos perdidos y fracaso al alcanzar los entregables. Sin embargo, como tantos gerentes de proyectos que enfocan sus habilidades en pequeñas porciones del proyecto, que con frecuencia se gestionan dentro de la empresa, es fácil evitar los aspectos más complejos de la disciplina. Al redondear la experticia del equipo con capacitación adicional en gestión de riesgos, la Oficina de Gestión de Proyectos podrá medir y gestionar los riesgos con más efectividad día a día.

La instrucción de un asesor experimentado en la gestión de riesgos en proyectos puede proporcionar al gerente habilidades valiosas sin invertir mucho tiempo y dinero. Lo módulos de identificación de riesgos (y sus tipos) deben ser combinados con sesiones dedicadas a un análisis profundo de riesgos, tanto cualitativos como cuantitativos. Desarrollar el enfoque correcto para abordar el perfil único de riesgos de cada proyecto también es una habilidad crítica.

Gestión de la comunicación

A medida que la Oficina de Gestión de Proyectos desarrolla y afina los programas de capacitación en gestión de proyectos, a menudo hay una serie de áreas esenciales que son subestimadas. Ya sea porque muchos consultores ya han recibido instrucción fundamental en estas áreas o porque la mayor parte de la asesoría en proyectos se centra en otras competencias, estas habilidades de referencia son cruciales para el éxito de la gestión de proyectos. Una de estas áreas es la comunicación, una habilidad vital para cualquier equipo, pero que a menudo es subestimada o ignorada.

Con frecuencia, la capacitación en comunicación se enfoca en tácticas de negociación y habilidades de presentación. Para una comunicación de equipo efectiva, los gerentes de proyectos deben ser capaces de desarrollar y emplear técnicas sólidas de escucha. Además, necesitan comprender cómo sus habilidades comunicativas contribuyen a los logros del equipo, además de cómo utilizar estrategias de comunicación apropiadas para resolver conflictos con éxito (dentro del grupo y con socios externos).

Una profunda comprensión de las necesidades del usuario, de las preocupaciones de los stakeholders y compañeros de trabajo, de las limitaciones potenciales del proyecto es necesaria para el éxito constante de los proyectos. Los gerentes de proyectos con un pobre dominio de la comunicación con frecuencia crearán los mismos obstáculos para el grupo (como evaluación prolongada de necesidades causada por habilidades pobres de escucha) una y otra vez. Sin embargo, con todas las otras áreas que los gerentes deben dominar, es fácil subestimar las habilidades comunicativas. Al nutrir y expandir con regularidad esta área fundamental de experiencia, los equipos de proyecto tienen más herramientas disponibles para superar retos y trabajar juntos en la solución de problemas.

El desarrollo continuo de buenas habilidades comunicativas es crucial para el éxito del proyecto. Junto con cursos de comunicación, considera añadir componentes de capacitación en comunicación a otras ofertas educativas. Los módulos de planificación de gestión de riesgos, con un gran énfasis en la comunicación precisa y adecuada, puede ser una gran oportunidad para proporcionar a los miembros del equipo asesoría adicional en las mejores prácticas comunicativas.

Con el fin de mejorar las habilidades en gestión de riesgos y gestión de la comunicación, GERENS ofrece diversos programas especializados dentro del servicio de Capacitación a la medida.