¿Preocupado porque no puedes solventar el apoyo de un socio externo para el proyecto? No estás solo. Con frecuencia, los equipos de proyecto reconocen la necesidad (y la utilidad) de la consultoría en gestión externa, pero muchos albergan la preocupación del costo o sienten que no podrán justificar los gastos al equipo líder de la empresa. Antes de que la Oficina de gestión de proyectos (OGP) elimine por completo la posibilidad de trabajar con un experto externo, es importante comprender la forma en que la experticia, las habilidades y los servicios de la consultoría en gestión externa otorgarán dividendos.
Los beneficios de asociarte con un experto externo pueden tener más sentido de lo que piensas. Hay herramientas de eficacia comprobada y perspectivas que una consultora experimentada pone sobre la mesa. Además, al calcular los costos indirectos generados por abordar por tu cuenta proyectos complejos o complicados, el análisis de costo-beneficio también debe abordar la siguiente pregunta: ¿tu empresa puede darse el lujo de fracasar en este proyecto?
Considera solo algunos ejemplos donde se ahorra dinero y los costos son compensados cuando se trabaja con una consultoría en gestión externa.
Con frecuencia, las luchas internas y las presiones políticas causan estragos en los esfuerzos de la OGP durante la fase de planificación de un proyecto. Una consultoría en gestión puede ayudar al equipo a ver más allá de estas peleas poco productivas y lograr con rapidez que un proyecto avance otra vez. Un experto externo es una parte neutral capaz de operar fuera del proceso político que a veces obstaculiza a los equipos internos. Esto ahorrará tiempo y permitirá a los miembros del equipo enfocarse en completar las tareas; además, puede proporcionar a la organización la flexibilidad de ejecutar el proyecto en un marco de tiempo más ventajoso. Si una empresa tiene el anhelo de renovar una fábrica antes del siguiente alza de temporada. Por ejemplo, no deseas que un proceso de planificación ineficiente sea un estorbo y afecte el flujo potencial de ingresos de la empresa. La consultoría en gestión externa proporcionará las habilidades necesarias para mantener el progreso del proyecto y preservar los ingresos.
La planificación ineficiente y la ejecución del proyecto cuestan dinero a la empresa también de otras formas. Los cargos por mora y por acelerar el trabajo realmente pueden sumar, en especial cuando se convierte en la norma y no son la excepción. Una consultoría externa con una fuerte metodología en gestión de proyectos mantendrá la velocidad del proyecto y se adherirá al plan. Esto reducirá de forma significativa o incluso eliminará este desperdicio de fondos. ¿Cuánto podría ahorrar la OGP si los gastos por acelerar el trabajo fueran eliminados? ¿En cuánto disminuirían los gastos laborales si las horas extras fueran reducidas? El desempeño del equipo también mejorará a medida que las prácticas ineficientes son eliminadas.
Al obtener el apoyo de un socio externo experimentado, es probable que la OGP note que los proyectos tienen objetivos finales más claros y son mejor planeados. Si la oficina de proyectos alguna vez ha descubierto un entregable que se convierte en algo escurridizo, entonces sabes cuánto tiempo y dinero se desperdicia cuando todo el equipo tiene que cambiar de dirección a mitad del camino. Fuertes habilidades comunicativas son una parte fundamental de las fortalezas de la consultoría en gestión externa. Es una competencia que les permite desarrollar un plan al que todos se pueden adherir y que todos entienden. Las expectativas se establecen con mayor firmeza, las preocupaciones se evalúan mejor y las oportunidades de ahorro son mejor aprovechadas.
Los procesos mejorados que con frecuencia un experto externo es capaz de establecer también puede ahorrar dinero a la oficina de proyectos al reducir la tasa de rotación del equipo. Los proyectos mal planificados, stakeholders poco colaboradores que impiden el progreso y políticas internas frustrantes dificultan las condiciones del trabajo. Los empleados clave pueden buscar oportunidades en otro lugar si esta situación se convierte en la norma. Si la OGP trabaja de forma rutinaria para atraer nuevos miembros —y cubre las tareas extra mientras los puestos abiertos están bajo reclutamiento— entonces los recursos no se están utilizando con tanta eficacia como se debería y el dinero se está desperdiciando.
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