La Escuela de Postgrado GERENS comparte consejos para los gerentes de proyectos sobre buenas prácticas y cuáles son los obstáculos más comunes en un área desafiante: la gestión de stakeholders. Implemente estos consejos y mejore la gestión de stakeholders para su próximo proyecto.
1. Diferentes stakeholders que debe mantener en el radar
- La gestión de stakeholders incluye a todos los que están interesados en el resultado del proyecto, como los miembros del equipo, los patrocinadores y los usuarios finales.
- Los stakeholders que con más frecuencia se descuida son las personas que el proyecto impacta. Esto incluye, entre otros, a los clientes, los empleados que no están en el equipo de proyecto, los contratistas, los proveedores, los sindicatos, los accionistas, los financistas, el gobierno, los grupos de intereses especiales, la comunidad, el público en general y las futuras generaciones.
- Vigile de cerca a los stakeholders que aprueban los entregables y a aquellos que pueden detener o quitar financiamiento al proyecto. También vigile a sus influenciadores.
- Una sugerencia para los gerentes de proyecto con el fin de mantener el orden: identifique y clasifique a los stakeholders según su nivel de influencia y cómo serán impactados por el resultado.
2. Consejos para motivar y liderar a los miembros de proyecto que no te informan
- Resalte el objetivo del proyecto desde el inicio.
- Busque la contribución de los stakeholders del proyecto en las etapas iniciales de planificación. Descubra lo que ellos piensan que es importante. Logre que haya un acuerdo pronto.
- Tome las sugerencias con seriedad para garantizar que todos se sientan respetados. Trate a los otros como quieren que sean tratados, no como le gustaría ser tratado.
- Felicite cuando alguien ha mejorado y ha marcado la diferencia en el proyecto. Dé crédito cuando sea necesario.
- Los buenos gerentes de proyectos necesitan ser científicos del comportamiento: aprenda lo que hace a las personas cómo son y utilícelo para motivarlos.
3. Consiga que los stakeholders dediquen tiempo al proyecto
- Construya una buena relación con los stakeholders antes que lo necesite. Cuando llegue el momento de hacer pedidos, tenga una conversación uno a uno (en persona).
- Converse desde un inicio con los stakeholders para entender su perspectiva. Haga que el proyecto sea sobre el cliente y el negocio, no sobre usted o el stakeholder.
- Resalte con claridad el resultado del proyecto, el rol de todos en el camino hacia el éxito del proyecto y los beneficios de su parte. Garantice que estén de acuerdo con el proyecto al resaltar los objetivos compartidos y cómo se alinea su visión.
- Haga preguntas a las personas más confiables (y los stakeholders principales) por un corto periodo de tiempo, en lugar de preguntar a más personas por más tiempo.
- Otorgue estimados de tiempo razonables, por lo que sabrán con exactitud en qué se interesan. Respete si tienen otras prioridades y descubra cómo el proyecto puede integrarse en ese panorama más grande.
4. Mantenga comprometidos a los patrocinadores
- Establezca expectativas claras y construya un mapa del patrocinador con cada patrocinador del proyecto. Incluya lo que deben hacer con el equipo de proyecto, con los gerentes, entre otros. Logre que se involucren activamente en el proyecto y en el resultado.
- Proporcione actualizaciones constantes, con números y resultados reales dirigidos a sus intereses en el proyecto.
- Cuando haya buenas noticias o cobertura periodística, dirija la atención hacia sus campeones, en lugar de usted.
5. Formas de gestionar y evitar el arrastramiento de alcance
- Haga que los planes del proyecto sean claros y accesibles. Cuando se hagan nuevas solicitudes, resalte el impacto en el cronograma del proyecto.
- Haga que los stakeholders compartan entre ellos sus objetivos con el proyecto. Júntelos a todos para discutir solicitudes en conflicto o que causarían retraso. Como gerente de proyecto, su rol es unificar y clarificar.
- Haga que todos suscriban el plan del proyecto. Una vez al inicio de la Carta del Proyecto y a lo largo del proyecto cuando los requisitos cambien.
- Escriba el plan inicial del proyecto en términos de los problemas que se abordan (y cuáles no), en lugar de solo mencionar qué trabajo se está haciendo.
- Invierta en la gestión de expectativas, gestión de requisitos y, lo más importante, en el cambio organizacional.
6. Identifique y evite proactivamente potenciales problemas
- Estudie adecuadamente la gestión de riesgos: imagine los peores escenarios y sus soluciones. Proporcione talleres de gestión de riesgos, lecciones aprendidas e información histórica si es posible.
- Solicite retroalimentación sobre problemas potenciales a los miembros del equipo y a las personas que han trabajado en proyectos similares.
- Confíe en sus instintos. Si siente algo fuera de lugar, investigue y actúe de inmediato.
7. Buenas formas de comunicarse con los stakeholders durante el proyecto
- Desde el inicio y con frecuencia. De forma informal, así como en actualizaciones formales de estado. Repita los informes y comuníquese incluso si no tiene nada nuevo que decir.
- Comuníquese con las personas en la manera que más se adecúe a su estilo, no al suyo: cara a cara, llamadas telefónicas o comuníquese virtualmente por correo electrónico, informes semanales o boletines mensuales. No asuma que todos desean comunicarse de la misma manera.
- Realice informes personalizados para satisfacer los intereses de los stakeholders. Cuando respondan, escuche lo que tienen que decir.
- Evite reuniones de actualización del estado del proyecto que desperdicie el tiempo de todos. Reúna al grupo para discutir sobre el proyecto y no sea aburrido.
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