Cómo el análisis avanzado puede optimizar los “gastos pequeños” en materias primas

Las empresas químicas pueden obtener grandes ahorros de partes de su presupuesto de compras que no se gestionan lo suficiente. Un enfoque en cuatro pasos muestra cómo lograrlo.

Muchas empresas químicas se centran en el aprovisionamiento de sus grandes materias primas estratégicas, ya que es una parte integral de la generación de beneficios. Al mismo tiempo, el 25% inferior del gasto de una empresa, también conocido como la «cola», a menudo se gestiona mal y no se aborda estructuralmente. 

Las razones de esta falta de gestión incluyen una base de proveedores fragmentada, las complejidades de un gran número de transacciones de poco valor y la falta de datos sobre cómo se gasta este dinero.

Las recientes innovaciones en materia de compras, como la automatización de las compras y las herramientas avanzadas de compra electrónica, han aumentado la capacidad de los distribuidores de productos químicos para abordar la cola con el mismo rigor que las materias primas. Si estas nuevas capacidades se implementan correctamente, pueden generarse rápidamente beneficios significativos, incluidos ahorros de costes generales y una base de proveedores consolidada.

Tomemos, por ejemplo, un distribuidor global con un gasto directo total de 2.000 millones de dólares (de los cuales 500 millones corresponden a gastos de cola). Aprovechando las tecnologías disponibles, esta empresa pudo ahorrar el 8% de sus gastos de cola, es decir, 40 millones de dólares, dinero que de otro modo habría dejado sobre la mesa.

Hacerlo bien no tiene por qué ser complicado. El siguiente enfoque en cuatro pasos puede ayudar:

1. Recopilar y preparar los datos de aprovisionamiento

Antes de que una empresa pueda iniciar los procesos de solicitud de información (RFI) o de solicitud de oferta (RFQ), primero debe ser capaz de decir a los proveedores y distribuidores lo que quiere comprar exactamente. Sin embargo, es habitual que las empresas químicas almacenen esta información localmente en sus instalaciones, a menudo en bases de datos desconectadas y en formatos no estandarizados. 

Como resultado, a menudo no saben qué materiales priorizar. En respuesta, las empresas pueden utilizar análisis avanzados para clasificar y filtrar los datos de aprovisionamiento. Las empresas también pueden crear documentos ordenados y con un diseño uniforme, lo que permite una clasificación y categorización más sencillas y una fase de RFQ más rápida y eficiente. Esto significa que las empresas realizarán las adquisiciones necesarias, ahorrando costes que de otro modo pasarían desapercibidos.

2. Realizar la RFI y la RFQ

Para que la petición de oferta sea lo más eficaz posible, la empresa debe conocer mejor qué proveedores o distribuidores, en qué países y ubicaciones, pueden suministrar qué productos en las cantidades y plazos adecuados. Por ello, las empresas pueden lanzar una RFI utilizando una plataforma de contratación electrónica. A continuación, esta plataforma consolida los resultados y muestra mapas de calor del mercado de suministro que desglosan el nivel de competitividad por segmento y por región.

Si se omite la solicitud de manifestaciones de interés y se empieza directamente con una petición de oferta, los proveedores podrían verse abrumados con una enorme hoja de oferta, aunque sólo deban suministrar una pequeña parte de la cartera. Por lo tanto, los conocimientos adquiridos en el RFI garantizan que cada pliego de condiciones incluya sólo los artículos que pueden suministrarse.

La petición de oferta suele ser una combinación de SKU y proveedores, principales y distribuidores, que se combinarán en función de los resultados de la RFI. Aunque el escenario resultante suele ser una compleja matriz de asignación, las nuevas plataformas de contratación electrónica basadas en la web pueden permitir las peticiones de oferta electrónicas, que son idóneas y capaces de gestionar tal complejidad.

Además, la plataforma puede garantizar que la licitación esté totalmente automatizada y se realice en varias rondas (con comentarios de los proveedores y precios objetivo) y que toda la correspondencia se realice en un único canal.

3. Analizar el escenario y asignar SKU

Este paso es el que realmente cambia las reglas del juego. Las herramientas de contratación electrónica más avanzadas pueden analizar inmediatamente cientos de respuestas de proveedores sobre miles de artículos y decidir a qué proveedor puede y debe adjudicarse un artículo concreto. 

Como resultado, se puede cuantificar al instante el ahorro potencial de la licitación. Las complejas capacidades de análisis de escenarios también permiten ejecutar varios escenarios de adjudicación: por ejemplo, optimizar el número de proveedores, crear una asignación de proveedores por región o dar prioridad a los proveedores existentes o cualquier otro motor de decisión que la organización de compras quiera emplear. 

Como parte de este análisis de «adjudicación», los precios deben cotejar con el índice de materiales subyacente. Por ejemplo, los precios históricos de los pedidos pueden visualizarse junto con los índices relacionados como parte de la preparación de la negociación. Esta información puede servir como control de cordura para identificar oportunidades de ahorro, así como proporcionar al comprador todo lo necesario para alinear el objetivo de precios.

4. Calificar y aplicar

Una vez cuantificados los ahorros de la licitación y completada la asignación de partidas, puede comenzar el proceso de cualificación. Una plataforma digital puede ayudar a apoyar y diseñar el plan de cualificación, así como a gestionar su ejecución. Sin embargo, hay algunos escollos que deben evitarse. Por ejemplo, la falta de coordinación entre la cola y otros proyectos de adquisición, un enfoque limitado basado en datos y un conocimiento limitado de la base de proveedores. Cada uno de estos escollos puede obstaculizar el despliegue y poner en peligro un enfoque «a la primera».

Por lo tanto, la mejora de la gestión de los gastos de cola mediante el uso de herramientas digitales y análisis avanzados requiere el apoyo de un director de compras. El director de compras puede facilitar la cualificación y la implantación de nuevos artículos o nuevos proveedores, ayudando a identificar tanto las prioridades como las soluciones rentables. Si los beneficios de la cualificación superan los costes, debe hacerse. Por último, las empresas deben adoptar una actitud de «sí se puede» y estar dispuestas a probar nuevos enfoques para hacer frente a los artículos de bajo coste.

Este artículo ha sido escrito por Marc Sommerer, y publicado originalmente en McKinsey & Company. Ha sido traducido por GĚRENS en febrero de 2023. 

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