¿Cuándo puedes decir que tu proyecto se ha completado de forma exitosa?. Puedes decirlo cuando el entregable es aceptado y los stakeholders del proyecto están felices. Si una de estas condiciones no se ha cumplido, no puedes afirmar que el proyecto ha sido completado con éxito.
En consecuencia, debes gestionar a los stakeholders del proyecto de acuerdo a sus requisitos y expectativas si quieres completar con éxito el proyecto.
Para gestionar a los stakeholders con efectividad, primero debes clasificarlos y luego debes desarrollar una estrategia para gestionar estos stakeholders de acuerdo a sus requisitos.
Clasificación de stakeholders
Luego de completar la identificación de los stakeholders o grupos de interés, los vas a clasificar. Para la clasificación de stakeholders debes realizarte estas preguntas:
- ¿Cuál es el poder del stakeholder?
- ¿Cuánta influencia tiene sobre el proyecto?
- ¿Cuál es el nivel de interés del stakeholders?
- ¿Cuánto desea ser involucrado en el proyecto?
Una vez que respondes a estas preguntas, puedes clasificar a los grupos de interés. Algunos de los modelos de clasificación más populares son los siguientes:
- Poder e interés
- Poder e influencia
- Influencia e impacto
- Poder, urgencia y legitimidad
Ahora discutamos cada clasificación de stakeholders de forma resumida.
Poder e interés
En este tipo de clasificación se agrupa a los stakeholders en base a su poder y nivel de interés en el proyecto o en su resultado.
Puedes darle los siguientes atributos: alto poder o poco poder, alto interés o poco interés.
Poder e influencia
Aquí, los grupos de interés se clasifican según su poder y nivel de influencia en el proyecto o en su resultado.
En este tipo de clasificación, puedes proporcionar los siguientes atributos: alto poder o poco poder, alta influencia o poca influencia.
Influencia e impacto
Esta clasificación se basa en la influencia y en el impacto del grupo de interés sobre el proyecto o su resultado.
Puedes proporcionar los siguientes atributos a los stakeholders: alta influencia o poca influencia, alto impacto o bajo impacto.
Poder, urgencia y legitimidad
A diferencia de los otros modelos de clasificación, este modelo utiliza tres parámetros para clasificar a los grupos de interés del proyecto. Aquí son clasificados de acuerdo a su poder, urgencia y legitimidad.
Proporcionas los siguientes atributos a los stakeholders: principal, dominante, peligroso, dependiente, talentoso, discrecional y exigente.
Has identificado a los stakeholders del proyecto y los has clasificado. Sabes quién es más poderoso e influyente y quién no lo es. Ahora debes desarrollar la estrategia para enfocarte en los más poderosos e influyentes. Esto te ayudará ganar su apoyo activo y puedes ahorrar dinero al centrarte menos en los menos poderosos e influyentes.
Estrategia de gestión de stakeholders
Entre todos los modelos antes discutidos, el modelo de poder-interés es el más famoso. En este modelo dibujas un cuadro que consiste en líneas horizontales y verticales. La línea horizontal muestra el interés y la vertical, poder.
En este modelo puedes dividir a los stakeholders en cuatro categorías: alto poder – alto interés, alto poder – poco interés, poco poder – alto interés y poco poder – poco interés.
Las estrategias para gestionar los stakeholders son las siguientes:
- Grupos de interés con alto poder y alto interés deben ser gestionados son sumo cuidado.
- Grupos de interés con alto poder y poco interés deben ser mantenidos satisfechos.
- Grupos de interés con poco poder y alto interés deben ser mantenidos informados.
- Grupos de interés con poco poder y poco interés requieren menos esfuerzo que el resto. Solo deben ser supervisados.
Como gerente de proyecto, es tu trabajo supervisar cada stakeholder y sus requisitos porque nunca sabes cuándo un stakeholder de poco poder se convertirá en uno de alto poder e influyente. Del mismo modo, un stakeholder poderoso puede quedarse sin poder en la última etapa del proyecto.
El fin de la estrategia de la gestión de proyectos es incrementar el apoyo y minimizar el impacto negativo de los stakeholders. Una estrategia exitosa de gestión de stakeholders, si es planificada con cuidado y seguida según sea necesario, puede garantizar un fin fructífero del proyecto.
Fracasar al hacer esto puede tener un efecto devastador en el proyecto.
Por ejemplo, hace algunos años una empresa de automóviles trató de abrir una fábrica en India. Colaboraron con el gobierno del estado y compraron el terreno para construir la fábrica. La construcción estaba casi completa y luego los agricultores locales a los cuales se les compró el terreno se inquietaron y empezaron a hacer demandas.
La angustia se esparció por todo el estado y, finalmente, la empresa tuvo que construir la fábrica en otro estado. Esto causó una enorme pérdida para la empresa y avergonzó al gobierno estatal.
La razón de esta pérdida fue que la empresa no se ganó la confianza de los stakeholders locales al inicio del proyecto. Si los hubiera involucrado en el proceso de toma de decisiones la situación habría sido diferente.
Así, vemos que se debe empezar la gestión de stakeholders desde el inicio del proyecto. Ayudará a que este avance de acuerdo a sus requisitos, los proyectos avanzarán sobre ruedas y la calidad del proyecto mejorará. Si se gana el apoyo de los stakeholders, estos te asistirán de manera activa y tal vez no enfrentes ningún problema en el acceso a recursos.
Es importante entender las necesidades de comunicación de los stakeholders. Comunicarse con regularidad con ellos garantizará que entiendas los requisitos del proyecto y se sientan conectados.
El plan de gestión de stakeholders puede contener información sensible que no puede ser compartido con todos. En consecuencia, se debe mantener este documento en un lugar seguro.
La Escuela de Postgrado GĚRENS ofrece consultoría en Responsabilidad Social Empresarial que brindará una guía sobre la clasificación de stakeholders. Si tiene alguna consulta, escríbanos al formulario de contacto.