¿Cuál de los cinco grupos de procesos en la guía PMBOK (guía de los Fundamentos para la Gestión de Proyectos) tiene el número más grande de procesos?
Sí, probablemente has respondido de forma correcta: el grupo del proceso de planificación. A menudo, este grupo comprende el 50 % de todo el proceso definido en la norma. Este porcentaje ha sido más o menos el mismo en todas las ediciones.
Entonces, ¿cómo se lleva a cabo la planificación?
Puedes comprenderlo siguiendo la relación entre los procesos, que se obtiene a partir de sus contribuciones y resultados (cuando uno de los resultados de un proceso también es una contribución en otro proceso, nos damos cuenta de que tienen una relación directa). Esto también será detallado y será conveniente que primero tengas un panorama mediante la comprensión el ciclo de vida de la planificación. Esto será explicado en el presente artículo.
1. La forma más simple de planificación
Lo que se debe hacer en situaciones normales, según la guía PMBOK, tiene dos puntos importantes:
- no debes empezar a ejecutar hasta que la planificación inicial esté finalizada.
- no debes parar de revisar los planes (elabóralos progresivamente) hasta que la ejecución finalice.
El primer punto es directo. ¿Cómo ejecutas el trabajo? ¿Solo empiezas a hacer y ves qué ocurre? ¿Luego decides según tus acciones inmediatas? Esto no es compatible con la guía PMBOK. Debes aprovechar al máximo los recursos, y esto no es posible si no tienes completo control sobre ellos. Tener el control requiere que seas proactivo y serlo es imposible sin planificación. Debes planificar todo, y esto no se limita a las actividades que deberías hacer, sino que también debe cubrir otras cosas, como las incertidumbres (riesgos) y tareas extras que realizas para garantizar el resultado final (calidad).
Ejecutar no es empezar el trabajo y ver qué ocurre, sino es «seguir el plan», según la guía PMBOK. En estos términos, no puedes ejecutar si no posees un plan.
Supongamos que tenemos un plan completo y detallado, por lo que podemos empezar a ejecutar. ¿Qué sigue? ¿Es posible considerar ejecutar como «seguir el plan» y utilizar este mismo plan para todo el proyecto? Por supuesto que no. Se necesita revisarlo con regularidad y mantenerlo en forma para poder definir la ejecución como «seguir el plan».
2. Planificación para múltiples fases
Es común dividir proyectos largos y complejos en fases con el fin de facilitar la gestión de proyectos. Cada fase produce un entregable mayor y a menudo necesario para definir la siguiente fase. Es posible que las fases se superpongan un poco, pero lo normal es que no exista superposición.
Pongamos el ejemplo de un proyecto de tres fases. Cada fase se planifica y ejecuta como un proyecto único y un plan general de alto nivel controla todo el proyecto.
Aún tenemos los dos puntos previos importantes, además de los siguientes:
- Cuando no planificamos todo el proyecto en detalle desde el principio, en su lugar se debe preparar un plan de alto nivel. En otras palabras, se necesita desde el principio un plan completo que cubra el 100 % del alcance del proyecto, incluso si se debe mantenerlo de alto nivel.
- Incluso los planes de alto nivel necesitan revisiones durante todo el camino.
3. Planificación gradual
Este otro tipo de planificación sucede cuando no tenemos entregables mayores necesarios para definir las fases (o no estamos dispuestos a dividir el proyecto en fases por alguna razón) y no podemos planificar todo el proyecto en detalle desde el principio. Supongamos que tenemos un proyecto de diseño y construcción. ¿Podemos planificar la parte de construcción al inicio cuando no tenemos aún el diseño?
La planificación gradual se utiliza en tales casos. Desde el principio, se prepara un plan de alto nivel de todo el proyecto y se va detallando el futuro cercano a medida que pasa el tiempo y la comprensión o el conocimiento del proyecto aumenta.
Así, se prepara una plan de alto nivel para todo el proyecto antes de ejecutarlo y se llevan a cabo continuas revisiones que durarán hasta finalizar la ejecución. Debajo de los esfuerzos de planificación de alto nivel, ocurre la planificación y ejecución detalladas de múltiples periodos de tiempo.
Tenemos los cuatro puntos anteriores más el siguiente:
- No se permite empezar la ejecución del trabajo de un periodo de tiempo dado a menos que se haya planificado en detalle de antemano. En otras palabras, decir que «estamos utilizado la planificación gradual» no es una licencia para pasar por alto la planificación y el trabajo apropiados sin un plan detallado previamente preparado, examinado y aprobado.
Los periodos de tiempo en la planificación gradual son flexibles y dependen del ambiente del proyecto. Incluso no necesitas tener el mismo tamaño en los periodos de tiempo.
Resumen
Podemos obtener los tres tipos de métodos de planificación al seguir las siguientes reglas:
- Se debe preparar un plan completo al inicio del proyecto y antes de ejecutar el trabajo, cubriendo todo el alcance del proyecto. Si todo el proyecto se determina lo suficiente, debe ser planificado en detalle y si no es posible (lógicamente imposible, no imposible basado en tratar de avanzar más rápido o basado en la flojera) debe mantenerse de alto nivel.
- No se permite empezar cualquier paquete de trabajo, a menos que haya sido planificado en detalle.
- Se debe revisar los planes de forma constante.
Si no sigues estas reglas, no estarías trabajando de forma compatible con la guía PMBOK.
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