¿Tiene muchas cosas por hacer? La mayoría de personas está en esta situación. La gestión de prioridades consiste en utilizar todas las herramientas de gestión conocidas y combinarlas para así poder obtener los resultados esperados, a fin de lograr todas las metas que se plantean al iniciar.
La presión del trabajo, así como las altas demandas de los clientes, crea un ambiente de estrés y confusión. Los gerentes se encargan de múltiples funciones, ya sea agendar proyectos para sus clientes favoritos, ignorar otros proyectos, y trabajar por largos periodos de tiempo. Pareciera que no se puede hacer nada correctamente y el personal está al borde del cansancio.
Afortunadamente, siempre hay formas de gestionar efectivamente múltiples prioridades. En el presente artículo, le daremos algunos consejos para mantener sus prioridades bajo control. He aquí cuatro de las más efectivas que puede utilizar dentro de la gestión de negocio:
1. Aclare la propuesta de valor de la organización. La propuesta de valor es la razón de ser de la organización. Describe cómo la organización agrega valor a la compañía más grande. ¿Se espera que la organización genere ahorros de coste, mejore la satisfacción del cliente, cree nuevos flujos de ingresos o aumente los flujos existentes? ¿O quizás todo lo mencionado? De ser así, ¿Cuáles son las prioridades dentro de lo que se espera de la organización? ¿La satisfacción del cliente es más importante que los ingresos? O ¿los ahorros de costes son lo que más importa actualmente?
- La propuesta de valor sirve como ancla en medio del tumulto de la vida organizacional. Una vez que haya aclarado con su equipo ejecutivo el verdadero valor de su organización hacia la empresa, puede identificar si encaja una iniciativa propuesta o un proyecto. Algunos coinciden claramente. Estos proyectos valiosos en los primeros puestos de la lista de prioridades.
- Otros proyectos no se alinearán con la propuesta valor. Decidir cómo manejas estos proyectos puede ser difícil, especialmente si los líderes están comprometidos particularmente con ellos. Sin embargo, si los líderes han hecho su trabajo de campo y han logrado un consenso con el tiempo ejecutivo sobre la propuesta de valor, decirle a un cliente “el siguiente trimestre”, “el próximo año” o, incluso, “no” se vuelve más fácil. 2. Crear procesos de priorización lógicos y basados en hechos, para las inversiones. Salvo que tenga tanta suerte de estar en una organización con recursos ilimitados, siempre habrá tensión entre quien obtiene lo que quiere y quien no. Las mejores organizaciones previenen la política destructiva mediante la creación de procesos de priorización lógicos basados en hechos para las inversiones.
- Estos procesos, basados en la propuesta de valor, estrategias y objetivos de la organización son transparentes. Cualquier dentro de la organización puede ver exactamente cómo se toman las decisiones y cómo se asignan los fondos. Los proyectos son evaluados para un retorno potencial de la inversión, costos por implementación, coincidencias con las capacidades de los recursos u otros criterios preestablecidos. Un sistema de ponderación permite que los criterios reciban diferentes grados de importancia dependiendo de los objetivos organizacionales.
2. Desarrollar estructuras que identifiquen y resuelvan los conflictos de asignación de recursos. A pesar de los procesos de priorización, pueden surgir conflictos entre áreas. Estos conflictos no son necesariamente negativos, por lo general dirigen la atención a problemas importantes. Sin embargo, cuando los conflictos permanecen bajo la superficie o no son bien gestionados, pueden crear serios problemas.
- Por ejemplo, un equipo fue arrastrado por dos pedidos contrapuestos de dos departamentos. En vez de resolver el problema, el equipo trabajó para ambos departamentos, sacrificando la calidad por la prontitud de respuesta. El problema no se descubrió hasta que una sesión de revisión del departamento resaltó los serios problemas que el proyecto tenía para ambos departamentos. Detrás de estos problemas habían mayores preocupaciones por parte de la organización: los gerentes y las personas individuales se muestran renuentes a negociar con sus clientes, quienes han aprendido que pueden obtener lo que ellos quieran yendo directamente con los proveedores y bordeando el sistema formal de priorización, más la tendencia a resolver problemas trabajando duro y no a pensar mejor.
- En este caso, había una estructura para identificar los conflictos principales: la sesión de revisión del departamento. Sin embargo, esperar para la siguiente reunión puede ser imposible si se tiene en cuenta el dolor que sienten los empleados asignados. Lo ideal sería que los empleados sean capaces de hablar con sus gerentes. Pero ¿los gerentes son accesibles? ¿Al menos saben los empleados quién es? créalo o no, en algunas compañías las personas no lo saben.
- Las estructuras internas, como revisiones de recursos, esfuerzos continuos de mejora de procesos, reuniones tácticas semanales y charlas diarias, identifican y resuelven conflictos de asignación de recursos antes de que interfieran con la calidad del producto y el servicio de entrega. También hacen del planteamiento y solución proactiva de problemas una costumbre.
3. Crear estructuras para fomentar la colaboración entre empleados. Las organizaciones confían en colegas a través de líneas de departamento para hacer las cosas. Aun así, las relaciones entre las organizaciones por lo general son tensas, con ambas partes quejándose de la falta de comprensión y responsabilidad. En un dedicado esfuerzo por atender a los clientes, los equipos están generalmente muy ocupados o muy distraídos como para compartir las lecciones aprendidas con los colegas.
- Crear estructuras simples que fomentan la colaboración entre empleados puede marcar la diferencia. La colaboración y las oportunidades de compartir conocimiento impiden que los equipos reinventen el trabajo que ya comenzaron otros. A continuación se enumeran cinco técnicas probadas para crear una colaboración efectiva. ¿Cuáles son las más útiles para tu su organización?
| Método | Descripción |
| Foros de Mejores Prácticas | Reuniones periódicas en que los se unen equipos para compartir mejores prácticas que han desarrollado durante el curso de su trabajo. |
| Comunidades de Práctica | Red de individuos que estás interesados en ciertos temas (por ejemplo, una línea de negocio, tipo de trabajo, tecnología emergente o certificación profesional) y que se reúne para compartir información e ideas. Se puede llevar a cabo mediante discusiones en persona, repositorios de datos en línea o coloquios. |
| Base de datos – gestión del conocimiento | Repositorios en línea del conocimiento organizacional. Accesible para equipos de proyectos, los datos del repositorio identifican las lecciones aprendidas del proyecto, explica metodologías y cuenta con herramientas y plantillas útiles. |
| Grupos de Impulso | Reuniones periódicas de grupos de empleados elegidos al azar. Facilitado por terceros, los Grupos de Impulso brindan un tiempo a los empleados para identificar barreras para alcanzar el éxito, ideas para mejorar la lluvia de ideas y diálogos abiertos sobre el liderazgo organizacional. |
| Task Force | Un grupo de empleados de varias áreas reunidos por un periodo limitado de tiempo para solucionar problemas de alto nivel y críticos para la empresa. |
¿Por dónde comenzar?
Para lograr que las prioridades competitivas estén bajo control, empiece por donde tenga más ventaja. Para los líderes, esto podría significar poner más énfasis en aclarar la propuesta de valor con el equipo ejecutivo, crear un proceso de priorización efectiva o formalizar el proceso de asignación de recursos y revisión.
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