Durante el proceso de tránsito al Régimen del Servicio Civil, las entidades del Estado deben cumplir con una serie de requisitos, entre los cuales están la elaboración de información sobre el mapeo de puestos, mapeo de procesos, el cálculo de la dotación de personal, la valoración de puestos y la actualización o elaboración de los documentos de gestión tales como el Reglamento de Organización y Funciones (ROF), el Manual de Perfiles de Puestos (MPP), el Manual de Gestión de Procesos y Procedimientos (MGPP) y el Cuadro de Puestos de la Entidad (CPE).
La ing. Maritza Betalleluz, consultora y especialista en procesos y simplificación administrativa con más de 25 años de experiencia en el diseño e implementación de procesos y elaboración de documentos de gestión, compartió su experiencia desde la Superintendencia Nacional de Salud – SUSALUD en la implementación del Proceso de Tránsito al Régimen del Servicio Civil, una de las entidades pioneras en la migración al régimen SERVIR.
En la conferencia “Experiencias en el Proceso de Tránsito al Régimen del Servicio Civil” realizada en la sede de GERENS Consultoría, la ing. Maritza Betalleluz compartió su experiencia en este proceso. Explicó quiénes son los principales beneficiados con la Ley Servir; así como los aspectos por tener en cuenta para afrontar el cambio.
¿En qué contexto se desarrolla la Ley Servir?
La Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública tiene como objetivo el orientar, articular e impulsar el proceso de Modernización de las entidades públicas, a fin de que mejoren su eficiencia y eficacia para impactar de forma positiva en el bienestar de los ciudadanos y en el desarrollo del país. Esta política define los cinco grandes pilares que deben tener en cuenta las entidades públicas:
- Políticas públicas que guíen el accionar de las entidades y la elaboración de planes estratégicos y operativos que definan las prioridades, los objetivos y metas.
- Presupuesto por resultados para mejorar la calidad del gasto e incrementar la eficiencia y eficacia de la gestión enfocada en el ciudadano.
- Gestión por procesos, simplificación administrativa y organización institucional orientada en brindar servicios de calidad a los ciudadanos.
- Servicio Civil Meritocrático, para profesionalizar la función pública, mejorar el desempeño de las entidades y desarrollar la cultura de servicio al ciudadano.
- Sistema de información, seguimiento, monitoreo y evaluación y gestión del conocimiento.
La Ley Servir está asociada al cuarto pilar de la política de modernización.
¿Quiénes se benefician con la Ley Servir?
La Ley Servir busca armonizar los derechos de las personas que prestan servicios en las entidades públicas con los derechos de los ciudadanos de recibir servicios de calidad oportunamente.
La Ley Servir tiene como objeto establecer un régimen único para las personas que prestan servicios en las entidades públicas del Estado y profesionalizar la función pública. Esta profesionalización impulsará la mejora de la eficiencia y eficacia de la gestión de las entidades públicas para prestar servicios oportunos y de calidad a los ciudadanos.
En conclusión, tanto el ciudadano como el funcionario público son beneficiados con la ley Servir. El primero recibirá los servicios de calidad que demanda. El segundo prestará estos servicios con excelencia. Su selección será a través de concursos públicos y evaluaciones bajo el enfoque de la meritocracia, y será motivado a crecer profesionalmente. En consecuencia, tendrá una mejor imagen pública.
¿Cómo se debe preparar una entidad para el tránsito al Régimen de Servicio Civil?
Desde la experiencia de la Ing. Betalleluz, durante el proceso de tránsito se debe tener en cuenta algunos aspectos fundamentales.
- En primer lugar, la conformación de la Comisión de Tránsito al Régimen del Servicio Civil.
Según la resolución 160 de la ley Servir, en la fase preparatoria se debe designar a la Comisión de Tránsito. Esta Comisión debe estar conformada por un representante del titular de la entidad, el Secretario General o Gerente General, el Jefe de Recursos Humanos, el Jefe de Planeamiento y Presupuesto o el Jefe de Racionalización, Organización y Métodos y un representante del área de administración.
Para impulsar este proceso de cambio es necesario que el Titular de la Entidad lidere este proceso. Asimismo, los miembros de la Comisión de Tránsito deberán estar convencidos de los beneficios de este nuevo régimen. Cada miembro de la Comisión tiene un rol importante. Así, el Secretario General es responsable de las áreas de apoyo que deberán brindar la información para elaborar los diferentes documentos solicitados. El Jefe de Recursos Humanos es el dueño de los procesos más relevantes de la Ley del Servicio Civil y su participación activa es especialmente importante. Él es quien brindará información para el mapeo de puestos.
El jefe de Organización y Métodos brindará información de los procesos y procedimientos para elaborar la matriz de procesos. Igualmente, el jefe de área de planeamiento y presupuesto planeará y presupuestará los recursos que se requieran en las diferentes etapas del proceso de tránsito. El área de Organización y Métodos brindará la información de los procesos.
Dependiendo de la disponibilidad de información sobre los puestos y procesos, es recomendable que los responsables de brindar la información para el mapeo de puestos, mapeo de procesos, dimensionamiento y valoración de puestos, evalúen oportunamente si los requerimientos de tiempo para desarrollar los documentos solicitados para el tránsito pueden ser cubiertos por personal de la entidad o si se requiere del apoyo de consultores externos. Los consultores brindarán una mirada imparcial en la elaboración de los documentos requeridos. En el caso que se requiera de consultores externos y dependiendo de la magnitud del apoyo requerido, se deberá elaborar los términos de referencia y seguir los procesos de selección que corresponda. Los plazos de los procesos de selección y ejecución deberán ser contemplados al definir los compromisos de entrega de los diferentes documentos.
- El segundo aspecto es la socialización de las ventajas del régimen de servicio civil en la entidad, tal como indica la resolución 160 en su hoja de ruta e implementación. Pero ¿quién es el más capacitado para difundir las ventajas de esta transición? Debe seleccionarse a las personas que conozcan el tema, y estén familiarizadas con la Ley Servir, así como con sus reglamentos e instructivos. Se exige este dominio del tema, ya que estas personas deberán resolver las dudas que puedan tener los trabajadores, de manera que se reduzca la incertidumbre y preocupación generada por este procesos de tránsito.
Es recomendable que esta labor sea llevada a cabo por alguien de la comisión o sino por aquel que tenga mayor arraigo en la institución, que genere confianza y cuente con la capacidad de comunicarse a todo nivel. A esto se suma la comunicación masiva mediante paneles, videos, correos electrónicos u otros medios que permitan difundir las ventajas de pasar al nuevo régimen.
En este punto, es importante conocer la estructura de los diferentes regímenes laborales que coexisten en la entidad. Esto permitirá determinar el nivel de complejidad y de aceptación o resistencia entre los colaboradores, ya que el traslado al nuevo régimen implicará distintas ventajas de acuerdo al régimen laboral de cada persona. Por ejemplo, en una entidad donde el 90% del personal está bajo el decreto legislativo 1057 Contrato Administrativo de Servicios (CAS), es probable que el traslado al nuevo régimen genere menos resistencia debido a que en este caso la mayoría de las personas perciben más los beneficios, en comparación con las personas que están bajo otros regímenes.
- Finalmente, el tercer factor es fijar metas para cada etapa. Si no hay metas definidas, no se podrá gestionar el cambio. Además al definir metas y plazos se tendrá la motivación necesaria para desarrollar las tareas que demanda la transición. Algunos de estos hitos pueden ser el logro de los siguientes documentos: el mapeo de puestos, el mapeo de procesos, la mejora de procesos, el dimensionamiento y la valoración de cargos. Es recomendable incluir los requerimientos para el tránsito en los planes estratégicos (PEI), planes operativos (POI) y presupuesto. Esta es otra forma de asegurar la implementación de las actividades que demanda este tránsito. Finalmente, es importante difundir entre el personal los avances en el proceso de tránsito.
GERENS ofrece diversos servicios de consultoría para el sector público a fin de apoyar a las entidades en el proceso de modernización y en el tránsito al Servicio Civil. Si desea conocer más sobre nuestra oferta de servicios o tiene alguna consulta, escríbanos a nuestro formulario de contacto.