El modelamiento de procesos empresariales, al igual que las ideas básicas de procesos y de división de trabajo, nació en la industria mecánica.
En el invierno de 1921, Frank Gilbreth presentó un documento a la American Society of Mechanical Engineers titulado “Gráficos de proceso: primeros pasos para encontrar la mejor manera de realizar el trabajo” – (un título excelente que hizo pensar a muchas empresas en modelar sus procesos para que puedan optimizarlos).
Gilbreth, el autor del libro, es también conocido como el autor y personaje principal de la novela Cheaper by the Dozen de los años cincuenta. Es una novela con el estudio de tiempo y movimiento como un tema subyacente.
Gilbreth era un personaje interesante, pero también un hombre muy enfocado en la utilidad de los procesos: encontrar la mejor manera de hacer el trabajo.
La teoría básica del mapeo de procesos empresariales
¿Por qué se necesita mapear los procesos de negocio? Según Gilbreth, es porque se necesita hacer un balance de sus procesos antes de que se pueda comenzar a mejorarlos. Al mirar el panorama general, se puede ver la causa y el efecto de cada paso y empezar a comprender el flujo del proceso correctamente.
«Cada detalle de un proceso es más o menos afectado por cualquier otro detalle; por lo tanto, todo el proceso debe presentarse de tal forma que pueda visualizarse de una vez antes de que se realicen cambios en cualquiera de sus subdivisiones » – Gilbreth
Aquí está la forma de la que él estaba hablando:
Se trata de un borrador informal de un mapa de procesos multifuncionales, lo que significa que tiene pasos que deben ser llevados a cabo por diferentes personas. A la izquierda, se ve que los pasos están divididos entre el gerente, jefe de departamento, etc.
Cuando se finalizan los mapas de proceso, tendrán esta apariencia:
Este gráfico puede hacer maravillas para arreglar un negocio lento e ineficiente.
Gilbreth termina su ensayo con dos notas rápidas:
- Visualizar procesos no significa necesariamente cambiar los procesos
- Los gráficos de procesos tienen valor.
A continuación, le indicamos cómo empezar a trabajar con el mapeo de procesos.
Introducción al mapeo de procesos
Ian James, fundador del blog The Process Consultant establece algunos consejos para mapear un proceso:
- Mapear el proceso «tal como está».
- Ignorar las excepciones del proceso.
- Involucrar a quienes ejecutan el proceso.
- Después de hacer el borrador, documéntelo digitalmente y compártalo.
- Asegúrese de hacer el mapeo en una pizarra grande.
- Recoja documentos de ejemplo para cada paso, si los hay.
Los procesos se mapean en grupos, donde alguien mapeará el proceso mientras el equipo que lo ejecuta explicará cómo lo hace. Los equipos usan pizarras grandes para elaborar el flujo antes de documentarlo digitalmente.
Es importante utilizar una pizarra real cuando esté armando el borrador inicial porque a la gente no le importa hacer garabatos en una pizarra.
La anatomía de un mapa de procesos
Un mapa de proceso es muy similar a un diagrama de flujo, pero también incluye algunos elementos exclusivos de gestión de procesos de negocio. Estos son los conceptos básicos que necesita saber:
Por supuesto, hay símbolos más complejos también. Como los indicados abajo
También puede crear su propia simbología. Vea esta graciosa lista de símbolos de 1899.
Un enfoque oficial para el modelamiento y notación de procesos empresariales.
De la misma manera en que un grupo de personas del Consorcio Unicode controla los emojis, también existe un grupo que busca estandarizar la forma en que se mapean los procesos.
Son llamados OMG (Object Management Group). Ellos se unieron a la Iniciativa de Gestión de Procesos de Negocio en 2006, se sentaron en una gran mesa y – completamente hartos de la inconsistencia, discutieron a fondo hasta encontrar la única y mejor manera de representar un proceso de negocio.
El resultado es la especificación BPMN (Business Process Modeling & Notation). Es la manera formal y apropiada generalmente aceptada, que usan las empresas para graficar sus procesos.
Algunas de las anotaciones son bastante complejas, pero lo importante es que se recojan los procesos de manera exhaustiva.
Optimización de los modelos de proceso
El problema con el que podría enfrentarse al crear un mapa de proceso es que podría terminar haciéndolo demasiado detallado o demasiado básico. Cuando se trata de este tema, Ian James tiene una gran solución:
«¿Es correcto decir «José hace este pedacito del proceso por sí solo»? Si la respuesta es «Sí», entonces es seguro abstraer todas esas tareas en un solo recuadro de actividad. Si la respuesta es «No», entonces se necesita dividirla en cajas separadas para que sea verdadero para cada caja. «
Básicamente, si necesita explicarse y dividirse, entonces hágalo. Si no lo hace, comprímalo en una caja y reduzca el tamaño del mapa ,para que no termine luciendo como este monstruo.
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