Los equipos de proyecto, cargados de trabajos complejos en ejecución y con recursos cada vez más escasos, están empleando la consultoría en gestión de proyectos y los expertos externos con mayor frecuencia. Unos cuantos pasos simples pueden ayudar a garantizar que esta relación crucial sea efectiva y productiva.
Sé claro con cualquier información confidencial. Toda empresa tiene sus propios secretos— información confidencial que no es adecuado compartir con el contratista (o con cualquiera). En lugar de evitar lo que puedes y no puedes revelar, sé directo cuando la confidencialidad te prohíbe responder preguntas o proporcionar detalles adicionales. Si hay aspectos del proyecto u objetivos que no pueden ser divulgados, simplemente dilo. Los detalles que por lo general se mantienen en secreto para los consultores varían de manera amplia. Además, pueden incluir cualquier cosa, desde futuros planes de dotación de personal hasta una potencial fusión o adquisición o qué otros contratistas fueron considerados para el proyecto.
Pregunta a los consultores lo que esperan de ti. La mayoría de contratos especifican con claridad las expectativas puestas en los contratistas, pero recuerda que tu oficina de gestión de proyectos también tiene algunas obligaciones que cumplir, aunque pueden ser menos formales. Pregunta a los consultores lo que necesitan para tener éxito. Puede ser un medio específico de comunicación (por ejemplo, algunos prefieren ser contactados por teléfono, en lugar de por email) o un día particular de la semana para llevar a cabo una reunión in situ. En lugar de hacer suposiciones, es mejor preguntar lo que puede hacer tu equipo para facilitar una relación eficiente.
Establece listas de contacto multinivel. Proporcionar a los consultores una única persona de contacto ha sido una estrategia popular, debido a que ayuda a simplificar la comunicación y a eliminar la ráfaga de mensajes que pueden causar confusión. Sin embargo, esa única persona puede no estar disponible —enferma, de vacaciones, viajando por un área con pobre cobertura de señal, entre otros— cuando más se necesita. Garantiza que los consultores puedan mantenerse productivos durante esos momentos al crear una lista escalonada. Se debe incluir la información de contacto de diversas personas, con instrucciones a quién llamar si no se puede comunicar con el contacto principal. Dependiendo de la situación, también puede ser prudente proporcionar información de contacto de la oficina de contabilidad o del departamento de compras (en ocasiones, los consultores pueden trabajar con estos grupos de manera directa para obtener materiales, entre otros) o el área legal si es adecuado.
Programa reuniones con anticipación. Muchas oficinas de gestión de proyectos operan en un ambiente más o menos fluido, en particular cuando cierto número de recursos externos están trabajando juntos y el equipo interno es mínimo. Con frecuencia, los consultores apoyan a múltiples clientes (o al menos múltiples proyectos) al mismo tiempo, y el alcance del uso de su tiempo puede ser mucho más amplio que las tareas visibles para ti y tu equipo. Proporciona tantas notificaciones como sea posible sobre futuras reuniones para garantizar su asistencia.
Incluye al consultor en conversaciones estratégicas. Esfuérzate por incluir a los consultores en discusiones estratégicas, reuniones de toma de decisiones e incluso en sesiones de lluvia de ideas. Los consultores son valorados por su experticia y experiencia, ¡úsalas! A menudo, pueden ayudar en la evaluación de varias opciones y en aconsejar al equipo respecto de la viabilidad de enfoques específicos para problemas difíciles.
La Escuela de Postgrado GERENS pone a su disposición el programa Formulación, evaluación y gestión de proyectos mineros, así como el servicio de Consultoría en gestión de proyectos. Si tienes alguna consulta, no dudes en escribir al formulario de contacto.