El ciclo de gestión de proyectos incluye cinco grandes fases que representan de principio a fin todos los aspectos de la gestión de un proyecto. Estas cinco fases son: inicio, planificación, ejecución, monitoreo y control, y cierre. Para que un proyecto se realice sin problemas, el director debe comprender las partes de cada fase, y garantizar su operación. Por ese motivo, haremos un análisis de lo que consiste cada una de estas cinco fases.
Fase de inicio
En la fase de inicio, el director de proyectos y quizás otros especialistas revisarán el caso de negocio asociado con los proyectos requeridos. A partir de ahí, si el proyecto se aprueba, ellos identificarán quiénes necesitan ser los stakeholder del proyecto. Asimismo, recopilarán los requerimientos de mayor nivel, e identificarán riesgos y problemas asociados. Toda esa información será incluida en el plan del proyecto, el cual necesitará ser aprobado por los principales stakeholders antes de continuar con la siguiente fase. El plan de proyecto es el resultado clave de la fase de inicio.
Fase de planificación
En la fase de planificación, el equipo encargado trabajará en el desarrollo de requisitos detallados sobre el proyecto, y luego los priorizará. Más adelante, estos requisitos se incluirán en un mapeo de procesos junto con algunos especialistas que trabajarán en el proyecto y los principales stakeholders. El objetivo es dar a conocer hasta el más mínimo detalle la funcionalidad asociada a la aplicación. Después de esto, un analista de negocios tomará los requerimientos y se reunirá con los especialistas para crear una estructura de desglose de trabajo, que divide los requerimientos en piezas grandes de trabajo. Luego divide esas piezas en tareas y subtareas que tienen un estimado de duración. El director de proyectos luego trabajará para conseguir recursos asignados a esas tareas.
Como parte de esta fase, el director de proyecto también creará un plan de comunicación, un plan de despliegue y un cronograma de proyecto para incluirlos en un plan de proyecto. Este es el primer resultado de la fase de planificación. El plan de proyecto guiará el resto del proyecto.
Fase de ejecución
Durante la fase ejecución se desarrolla el producto y todo lo que se usará para probar la calidad del producto final, ya sea que el director de proyecto supervise la construcción de un edificio o la creación de un software de aplicación. Mientras que los desarrolladores o constructores trabajan duramente en crear los resultados, el analista de negocio está ocupado creando casos y planes de prueba para comprobar los requerimientos generados durante la fase de planificación
Una vez culminado el desarrollo, se comprueba el producto final con los planes de prueba generados. La aparición de cualquier problema como parte de la prueba debe registrarse y enviarse a los desarrolladores para que lo solucionen. Luego que el producto final pasa los planes de pruebas, está listo para que los principales stakeholders lo revisen. Una vez se dé el visto bueno, se completa la fase de ejecución.
Fase de monitoreo y control
En la fase de monitoreo y control de un proyecto se realiza el seguimiento de los indicadores de desempeño durante el desarrollo de los productos. De esta manera, el director verifica que el proyecto vaya por buen camino y avance como está previsto. Además, aquí es donde se define la forma de monitoreo del presupuesto para que se desarrolle según lo planeado. Todo lo cuantificable que sea generado debe estar presente en el plan de proyecto.
Fase de cierre
El componente más importante de la fase de cierre es que los productos finales se entregan a la entidad solicitante, y que ella acepta recibir esos productos. Luego, el director de proyecto verifica que los principales stakeholders aprueben y firmen toda la documentación del proyecto y esta se almacene adecuadamente. Finalmente, el director del proyecto también debe asegurarse que todas las facturas pendientes del proyecto estén listas para su pago.
Autor original del artículo: Max Dalton
Artículo traducido y adaptado de Tough Nickel
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